フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する

■概要

Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの情報をkintoneへ手入力し、Gmailで個別に対応しているご担当者の方
• リード獲得後の顧客対応を迅速化し、機会損失を防ぎたいマーケティング・営業担当の方
• 定型的なデータ入力とメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からkintoneへの登録、Gmailでの連絡までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にレコードを追加します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム登録者に対して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集できます。
• kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、登録先のアプリIDを指定し、フォームのどの項目をkintoneのどのフィールドに登録するかを設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定可能です。フォームの入力内容を本文に差し込むことで、個別最適化されたメールを送信できます。

■注意事項

• kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。