Gmailで添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
試してみる
■概要
「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多くの添付ファイルを受信し、それをSalesforceで管理したい営業担当者の方
- カスタマーサポートチームでお客様からのメール対応を効率化したい方
- 手動でのファイルアップロード作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい管理者の方
- SalesforceとGmailの連携を強化し、データ管理を一元化したい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
「メールで受け取ったファイルをSalesforceの関連レコードに添付する作業が面倒…」
「手作業でのファイル添付は、ミスや漏れが発生しそうで不安…」
このように、Salesforceへのファイル添付業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、メールで受信した添付ファイルを自動でSalesforceの該当レコードにアップロードできる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です。
そのうえ、顧客対応や営業活動といった本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSalesforceにファイルを添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
試してみる
■概要
「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多くの添付ファイルを受信し、それをSalesforceで管理したい営業担当者の方
- カスタマーサポートチームでお客様からのメール対応を効率化したい方
- 手動でのファイルアップロード作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい管理者の方
- SalesforceとGmailの連携を強化し、データ管理を一元化したい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
Salesforceにファイルを自動で添付するフローを作ってみよう
それではここからSalesforceにファイルを添付する方法を紹介します。
今回はより具体的な業務例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付けるフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとSalesforceのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
試してみる
■概要
「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多くの添付ファイルを受信し、それをSalesforceで管理したい営業担当者の方
- カスタマーサポートチームでお客様からのメール対応を効率化したい方
- 手動でのファイルアップロード作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい管理者の方
- SalesforceとGmailの連携を強化し、データ管理を一元化したい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
ステップ1：GmailとSalesforceをマイアプリ連携
今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
Gmailをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Salesforceをマイアプリ連携
- Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
事前準備
次のステップに移る前に事前準備を行いましょう。
準備は全部で3つあります。
1 テスト用ファイルを用意する
Gmailに添付する任意のテスト用ファイルを用意してください。
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について
2 Gmailにラベルを作成し、フィルターを設定しておく
ラベルにメールが送信されるように事前に準備しておきましょう。
3 Salesforceにテスト用リードを作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailに添付したファイルをSalesforceのリードに紐づけます。そのため、このあとのステップを行うにはテスト用リードが必要です。
また、メールアドレスを使用しますので、テストで使用できるメールアドレスをリードに登録してください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Gmailで添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
試してみる
■概要
「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多くの添付ファイルを受信し、それをSalesforceで管理したい営業担当者の方
- カスタマーサポートチームでお客様からのメール対応を効率化したい方
- 手動でのファイルアップロード作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい管理者の方
- SalesforceとGmailの連携を強化し、データ管理を一元化したい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：Gmailの特定のラベルのメールを受信した際の設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
特定のラベルのメールを受信したらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルの設定を行います。
入力欄をクリックし、事前準備で作成したラベルを候補の中から選んでください。
次に、Salesforceのテスト用リードとして登録しているメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントのメールアドレスへ、添付ファイルを付けたメールを送ります。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailの特定のラベルのメールを受信したら起動します。
今回は以下のようなメールを送信しました。
Yoomの画面に戻り、連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
ステップ4：Salesforceのレコードと紐付けるファイルをアップロードする設定
レコードと紐付けるファイルをアップロードをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。注釈を確認し、入力してください。
※マイドメインURLはこのあとの設定でも使用します。どこかにペーストしておくと便利です。
ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルの設定を行います。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は注釈をご覧ください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
ステップ5：SalesforceにアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得する設定
アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。
ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
次に、コンテンツバージョンIDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
ステップ6：Salesforceのリードオブジェクトのレコードを検索する設定
リードオブジェクトのレコードを検索をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
検索フィールド名を設定します。
今回はメールアドレスを利用するため以下のように設定しました。
変更したい場合は注釈を確認して設定してください。
値の設定を行います。
デフォルトでステップ3でGmailへメールを送信した、送信元のアドレスが設定されています。
今回はそのまま使用しますが、変更したい場合はSalesforceのリードに実際に設定している値を取得した値から設定してください。
次に取得するフィールド項目を設定します。
注釈を確認し、取得したいフィールド名を設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
また、取得した値には何も表示されていない状態となっています。
このあとのステップでIDを使用するため、取得する値の追加をクリックし値の追加を行ってください。
詳しい方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
追加できたら取得した値に表示されます。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
ステップ7：Salesforceのファイルとレコードを紐付ける設定
ファイルとレコードを紐付けるをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。
ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
コンテンツIDを設定します。
デフォルトで設定されているため、今回はそのまま使用しますが入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
紐づけるレコードIDを設定します。
紐づけるレコードIDは先ほどのステップで追加したIDを利用します。
入力欄をクリックし、リードオブジェクトのレコードを検索から先ほど追加したIDを選択してください。
公開範囲を設定します。
プルダウンメニューから選択してください。
※Salesforceで行っている設定に合わせて選択してください。異なるものを選択するとエラーになってしまう可能性があります。
全て設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にファイルとレコードが紐付けられます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
また、実際にSalesforceのファイルとレコードが紐付いているか確認しましょう。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付けるフローでした！
Salesforceを使った自動化例
Salesforceでの自動化を導入することで、取引先責任者や商談管理、活動履歴登録などの業務を効率化できます。
例えば、OCRで名刺情報を読み取りSalesforceに登録したり、商談ステータスの更新に応じてカレンダーやSlackと連携することで、手作業で行っていた業務をスムーズに進められます。営業担当者や管理者の作業負荷も軽減でき、業務の正確性向上が期待できます。
Google Driveに格納された音声を文字起こしし、Salesforceの活動履歴を登録する
試してみる
■概要
商談や会議の音声データをSalesforceに手作業で入力するのは時間がかかり、重要な情報の転記漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Google Driveに保存された音声ファイルをトリガーに、自動で文字起こしを行い、その内容をSalesforceの活動履歴として登録します。一連の作業を自動化することで、音声データの活用とSalesforceへの情報集約を効率的に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceへの活動履歴の入力に手間を感じている営業やカスタマーサクセス担当者の方
- 音声データの文字起こしとSalesforceへの手動での転記作業を効率化したいと考えている方
- 商談内容の共有や管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 音声ファイルを所定のフォルダに格納するだけで、文字起こしからSalesforceへの登録までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Salesforceに正確な活動履歴を蓄積することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで音声ファイルのみを処理するための分岐を設定し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで対象ファイルを取得します
- 次に、オペレーションで「文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキストデータに変換します
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、文字起こししたテキストから要点などを抽出します
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、活動履歴を登録したい取引先などの情報を検索します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、文字起こし結果などを登録します
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルを格納する特定のフォルダを任意で指定してください。
- Salesforceの活動履歴登録のオペレーションでは、件名や説明欄に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した文字起こし結果などを変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Googleフォームで回答が送信されたら、承認後にSalesforceでリードを登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けたお問い合わせやリード情報を、都度Salesforceに手作業で入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業では入力ミスや対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームとSalesforceの連携を自動化し、フォームの回答内容を承認後にSalesforceのリードとして登録できます。面倒な手入力をなくし、よりスムーズで正確な顧客管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードを手作業でSalesforceに入力しているマーケティング担当者の方
- GoogleフォームとSalesforceを連携し、営業活動の初期対応を効率化したいインサイドセールスチームの方
- フォーム回答の転記ミスをなくし、正確なリード情報をSalesforceに反映させたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答があると、承認を経てSalesforceへ自動でデータが登録されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 人の手によるデータ入力がなくなることで、転記時の入力ミスや重要なリード情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで担当者依頼機能を選択し、「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定して承認フローを構築します。
- 最後に、承認された情報を元に、Salesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、リード情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームを任意で指定し、取得したい回答項目を選択してください。
- 担当者依頼機能では、承認を依頼する担当者を自由に設定できます。また、依頼時に送るメッセージ内容や、承認者に対応を促す入力フォームもカスタマイズが可能です。
- Salesforceへの登録アクションでは、リード以外のオブジェクトも連携先に指定できます。また、各項目に登録する内容は、フォームの回答内容を反映させたり、固定のテキストを設定したりと柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新規顧客開拓を担当しており、日々受け取る名刺のデータ入力やお礼メールの送信に時間を取られている営業担当者
- 顧客対応の品質向上のため、名刺交換後のフォローアップの迅速化を可能にしたい営業やカスタマーサポートの責任者
- 名刺情報の管理効率改善を図りたい営業担当者やチームリーダー
- 紙の名刺の電子化とデータベース化を進めることで、社内のDX化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、Googleフォームで送信された名刺画像をもとに、Salesforceでの取引先責任者の登録およびOutlookでの名刺に記載されたメールアドレスへのお礼メール送信が自動化されます。
画像の撮影やスキャンとフォーム送信だけで名刺情報がデジタル化され、担当者の負担軽減や情報共有の迅速化が可能になることで、顧客へのアプローチやフォローアップをスムーズに進められます。
また、データ登録時、名刺画像が自動的にアップロードされるため、データとの照合が容易です。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
試してみる
■概要
イベントや商談で受け取った大量の名刺情報を、都度Salesforceへ手入力する作業に手間を感じていませんか。手作業による入力では、転記ミスや登録漏れが発生しやすく、データの正確性を保つことも課題となります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCR機能が情報を読み取り、Salesforceへ取引先責任者として自動で登録します。面倒なデータ入力作業から解放され、顧客情報の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceへの名刺データの手入力作業に、手間や時間を取られている営業担当の方
- 獲得した名刺情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいと考えているチームの方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、顧客情報管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の確認からSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手入力で起こりがちな転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Salesforceに登録される顧客情報の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、SalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信された名刺画像をダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした画像から会社名や氏名、連絡先などの情報を抽出します。
- 続いて、Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新しい取引先責任者を作成します。
- 最後に、Salesforceの各種アクションを用いて、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をアップロードし、関連付けを行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、名刺画像のアップロード項目に加えて、リード獲得経路や担当者といった情報を補足するための質問項目を任意で設定できます。
- OCR機能では、名刺から会社名、氏名、メールアドレスなど、Salesforceに登録したい情報だけを正確に抽出するよう、読み取り項目を任意で設定してください。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどのフィールドに登録するかを自由にマッピングでき、独自の運用に合わせて設定が可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Salesforceで商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してSlackで通知する
試してみる
■概要
Salesforceで管理している商談情報と、Googleカレンダーのスケジュールを手作業で連携させることに手間を感じていませんか。重要な打ち合わせの予定登録漏れや、関係者への共有遅れは、ビジネスチャンスの損失に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceとカレンダーの連携を自動化でき、商談レコードが新規登録されると自動でGoogleカレンダーに予定が作成されます。これにより、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、営業活動の効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceとカレンダー間の手作業による情報連携を効率化したい営業担当者の方
- Salesforceの情報を基にしたチームのスケジュール管理を自動化したいマネージャーの方
- 営業プロセスのDXを推進し、コア業務に集中できる体制を構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceに商談情報を登録するだけでGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、これまで手作業で行っていたスケジュール登録の時間を短縮できます
- 手作業による転記ミスや予定の登録漏れといったヒューマンエラーを防止し、正確なスケジュール管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Salesforce、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基に予定を作成します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、予定が作成された旨を指定のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceと連携する際に、ご自身の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定を登録したい対象のカレンダーIDを任意で指定することが可能です
- Slackへの通知設定では、メッセージを投稿したい任意のチャンネルIDを指定してご利用ください
■注意事項
- Salesforce、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する
試してみる
■概要
名刺交換後の情報入力は重要ですが、手作業では時間がかかり、迅速なフォローが難しいと感じていませんか。このワークフローは、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceへ取引先責任者として登録します。さらに、登録完了後にはOutlookからお礼メールも自動送信されるため、一連の対応を効率化し、機会損失を防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 名刺交換後のデータ入力や、お礼メールの送信を手作業で行っている営業担当者の方
- OutlookとSalesforceを活用し、顧客情報管理の効率化を目指すチームリーダーの方
- 獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからSalesforceへの登録、お礼メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手入力による転記ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客情報のデータベース構築に繋がります。
■フローボットの流れ
- マイアプリ連携画面からOutlookとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
- Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで名刺画像を取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした名刺画像をテキストデータに変換します。
- Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションで、OCRで読み取った情報を基にレコードを新規作成します。
- 続けてSalesforceの各アクションを使用し、名刺画像をアップロードして先ほど作成したレコードに紐付けます。
- 最後にOutlookの「メールを送る」アクションで、登録された連絡先へお礼メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、「添付ファイルがある場合のみ処理を進める」といったように、後続のアクションを実行する条件を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取る名刺のフォーマットに合わせて、会社名や氏名、メールアドレスといった抽出項目を任意で指定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報を取引先責任者のどの項目に登録するかを自由にマッピング設定できます。
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を、Salesforceに登録した情報を活用しながら自由に作成できます。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録する
試してみる
■概要
展示会やオンライン商談後にOutlookで受け取った名刺画像、都度Salesforceに手入力するのは手間ではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された名刺画像をOCRが自動で読み取り、Salesforceに取引先責任者として登録します。面倒なデータ入力を自動化し、迅速かつ正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った名刺情報をSalesforceに手入力している営業担当者の方
- 名刺情報の入力ミスや反映の遅れに課題を感じている営業マネージャーの方
- 営業部門のデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信を起点にSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- システムが自動でデータ処理を行うため、手入力による項目間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールから名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードした画像から会社名や氏名などのテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSalesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新規の取引先責任者を作成します。
- 最後に、Salesforceの各種アクションを組み合わせ、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をファイルとして紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、後続の処理に進むための条件を任意で設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、役職、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Salesforceの新規リードが登録されたら、Googleカレンダーにフォローアップの予定を作成する
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■概要
「Salesforceの新規リードが登録されたら、Googleカレンダーにフォローアップの予定を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用して新規リードを管理している営業担当者の方
- GoogleカレンダーとSalesforceの連携を自動化して、フォローアップの効率を上げたい方
- 営業チームのスケジュール管理に手間を感じているチームリーダーの方
- リードフォローの抜け漏れを防ぎたい経営者の方
- 業務の自動化を通じて営業プロセスを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
新しいリードの獲得はビジネス成長にとって重要ですが、その後のフォローアップを確実に行うことが課題となります。
特に、SalesforceとGoogleカレンダーを個別に管理していると、予定の漏れや手間が増えてしまう可能性もあります。
そこで、このフローを活用すれば、Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、自動的にGoogleカレンダーにフォローアップの予定が作成されます。
これにより、営業チームは大切なリードを見逃すことなく、計画的にアプローチを進めることが可能になります。
自動化によって、Salesforceにリードが登録されると自動的にGoogleカレンダーに予定が作成されるため、フォローアップの抜け漏れを防止できます。
Salesforceの商談オブジェクトが指定のステータスに更新されたら承認を依頼し、Googleカレンダーに追加する
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■概要
Salesforceの商談ステータスが更新されるたびに、手動で承認依頼を送り、Googleカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、商談ステータスの更新をトリガーに、承認依頼からGoogleカレンダーへの予定登録までの一連の流れを自動化できるため、営業活動の効率化と確実なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceでの商談管理において、承認プロセスや予定登録を手作業で行っている方
- 営業担当者の報告や入力の手間を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- SalesforceとGoogleカレンダーを連携させ、営業活動の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのステータス更新を起点に承認依頼や予定登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での連絡やカレンダーへの入力が不要になることで、承認依頼の漏れや予定の登録ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談ステータスに更新された場合のみ後続の処理が進むようにします。
- 続いて、Salesforceの「商談商品の詳細を複数取得する」を設定し、承認や予定作成に必要な情報を取得します。
- 必要に応じて計算処理を設定し、日付の調整などを行います。
- 次に、「承認を依頼する」アクションで、関係者への承認依頼を自動で送信します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」を設定し、Salesforceから取得した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 計算処理機能では、日付に対して加算や減算を行う日数を任意で設定することが可能です。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、タイトルや説明にSalesforceから取得した情報を埋め込んだり、参加者を指定したりと、自由に設定項目をカスタムできます。
■注意事項
- Salesforce、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、Salesforceの契約情報を一括削除する
試してみる
■概要
Salesforceで不要になった契約情報を手作業で一件ずつ削除するのは、件数が多いと時間がかかり、ミスの原因にもなります。特に、定期的なデータ整理で契約情報を一括削除したい場面では、作業負荷が大きくなることも少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリストをもとに、Salesforceの契約情報を定期的に一括削除する処理を自動化し、こうしたデータメンテナンスの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceの不要な契約情報を、効率的に一括削除したいと考えている営業担当者や管理者の方
- Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに、Salesforceのデータを整理している方
- 手作業でのデータ削除によるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールで自動実行されるため、Salesforceの契約情報を一括削除する手作業がなくなり、作業時間を短縮できます。
- システムがリストに基づいて正確に処理を行うので、手作業による削除漏れや誤った情報を削除するなどのヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、フローを起動したい日時や間隔を指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、削除対象の契約情報リストを指定します。
- 次に、繰り返し機能を追加し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すよう設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にSalesforceの「レコードを削除する」アクションを設定し、取得した情報をもとに契約情報を削除します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動する間隔を「毎時」「毎日」「毎週」など、業務に合わせて任意に設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、削除対象の契約情報が記載されたスプレッドシートやシート名を任意で指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceと同じ処理を繰り返す機能はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリ・機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Salesforceへのファイル添付を自動化することで、これまで手作業で行っていたメールからのファイル転記作業の手間を削減し、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、関連情報が最新の状態でSalesforceに集約されるため、より迅速な顧客対応が実現し、コア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Gmail以外のメール（Outlookなど）でも可能ですか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、フローボットの右上に表示される×をクリックし削除してください。
そのあと、右側に変更と表示されますのでクリックし使用したいアプリを追加してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください
Q：リード以外のオブジェクトにも添付できますか？
A：はい、できます。
リード以外のオブジェクトに添付するには、ステップ6のアクションを変更する必要があります。Salesforceのアクションには、取引先オブジェクトのレコードを検索、商談オブジェクトのレコードを検索などがございます。ファイルを添付したいオブジェクトの、～のレコードを検索となっているアクションを選択してください。
Q：件名で添付先レコードを動的に判断できますか？
A：はい、可能です。
件名で添付先レコードを動的に判断するには、テキストからデータを抽出する機能を追加する必要があります。
テキストからデータを抽出する機能は、フローボットの追加したい箇所にある+をクリックすることで追加可能です。
例えば件名にリードオブジェクトのレコードIDを埋め込む場合、テキストからデータを抽出するで取得した値をステップ7の紐づけるレコードIDの箇所に設定することでファイルをレコードに紐づけられます。
テキストからデータを抽出する機能の設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
