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「メールで受け取ったファイルをSalesforceの関連レコードに添付する作業が面倒…」
「手作業でのファイル添付は、ミスや漏れが発生しそうで不安…」
このように、Salesforceへのファイル添付業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">メールで受信した添付ファイルを自動でSalesforceの該当レコードにアップロードできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放されることも可能です。
そのうえ、顧客対応や営業活動といった本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Salesforceにファイルを添付する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここからSalesforceにファイルを添付する方法を紹介します。
今回はより具体的な業務例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付けるフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
ナビを用意しているので、同じ手順で進めてみてくださいね。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
次のステップに移る前に事前準備を行いましょう。
準備は全部で3つあります。
1 テスト用ファイルを用意する
Gmailに添付する任意のテスト用ファイルを用意してください。
2 Gmailにラベルを作成し、フィルターを設定しておく
ラベルにメールが送信されるように事前に準備しておきましょう。
3 Salesforceにテスト用リードを作成する
今回ご紹介するテンプレートでは、Gmailに添付したファイルをSalesforceのリードに紐づけます。そのため、このあとのステップを行うにはテスト用リードが必要です。
また、メールアドレスを使用しますので、テストで使用できるメールアドレスをリードに登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけでフローが完成するため、初心者の方にもおすすめです！
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
特定のラベルのメールを受信したらをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ラベルの設定を行います。
入力欄をクリックし、事前準備で作成したラベルを候補の中から選んでください。
次に、Salesforceのテスト用リードとして登録しているメールアドレスから、ステップ1で連携したGmailアカウントのメールアドレスへ、添付ファイルを付けたメールを送ります。
今回ご紹介するテンプレートは、Gmailの特定のラベルのメールを受信したら起動します。
今回は以下のようなメールを送信しました。
Yoomの画面に戻り、連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功するとテスト成功画面と取得した値が表示され、Gmailのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値はこのあとの設定でも使用します。詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに保存するをクリックしましょう。
レコードと紐付けるファイルをアップロードをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。注釈を確認し、入力してください。
※マイドメインURLはこのあとの設定でも使用します。どこかにペーストしておくと便利です。
ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルの設定を行います。
デフォルトで設定されているため今回はそのまま使用しますが、変更したい場合は注釈をご覧ください。
ここまで設定できたらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
アップロードしたファイルのコンテンツIDを取得をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。
ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
次に、コンテンツバージョンIDを設定します。
デフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
リードオブジェクトのレコードを検索をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
検索フィールド名を設定します。
今回はメールアドレスを利用するため以下のように設定しました。
変更したい場合は注釈を確認して設定してください。
値の設定を行います。
デフォルトでステップ3でGmailへメールを送信した、送信元のアドレスが設定されています。
今回はそのまま使用しますが、変更したい場合はSalesforceのリードに実際に設定している値を取得した値から設定してください。
次に取得するフィールド項目を設定します。
注釈を確認し、取得したいフィールド名を設定してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
また、取得した値には何も表示されていない状態となっています。
このあとのステップでIDを使用するため、取得する値の追加をクリックし値の追加を行ってください。
詳しい方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
追加できたら取得した値に表示されます。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
ファイルとレコードを紐付けるをクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
連携するアカウント情報がステップ4と同じアカウントになっていることを確認し、次へをクリックしてください。
マイドメインURLを設定します。
ステップ4で入力したものと同じものを入力してください。
コンテンツIDを設定します。
デフォルトで設定されているため、今回はそのまま使用しますが入力欄をクリックすることで取得した値から設定することも可能です。
※不要な文字が入力されている場合は削除してください。
紐づけるレコードIDを設定します。
紐づけるレコードIDは先ほどのステップで追加したIDを利用します。
入力欄をクリックし、リードオブジェクトのレコードを検索から先ほど追加したIDを選択してください。
公開範囲を設定します。
プルダウンメニューから選択してください。
※Salesforceで行っている設定に合わせて選択してください。異なるものを選択するとエラーになってしまう可能性があります。
全て設定できたらテストをクリックします。
※テストをクリックすると、実際にファイルとレコードが紐付けられます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら保存するをクリックしましょう。
また、実際にSalesforceのファイルとレコードが紐付いているか確認しましょう。
先ほどのYoomの画面で保存するをクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がGmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付けるフローでした！
Salesforceでの自動化を導入することで、取引先責任者や商談管理、活動履歴登録などの業務を効率化できます。
例えば、OCRで名刺情報を読み取りSalesforceに登録したり、商談ステータスの更新に応じてカレンダーやSlackと連携することで、手作業で行っていた業務をスムーズに進められます。営業担当者や管理者の作業負荷も軽減でき、業務の正確性向上が期待できます。
Salesforceへのファイル添付を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメールからのファイル転記作業の手間を削減し、添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者やカスタマーサポート担当者は、関連情報が最新の状態でSalesforceに集約されるため、より迅速な顧客対応が実現し、コア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Gmail以外のメール（Outlookなど）でも可能ですか？
A：はい、可能です。
別のアプリに変更したい場合は、フローボットの右上に表示される×をクリックし削除してください。
そのあと、右側に変更と表示されますのでクリックし使用したいアプリを追加してください。
※新しくアプリを追加する際はステップ1と同様にマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください
Q：リード以外のオブジェクトにも添付できますか？
A：はい、できます。
リード以外のオブジェクトに添付するには、ステップ6のアクションを変更する必要があります。Salesforceのアクションには、取引先オブジェクトのレコードを検索、商談オブジェクトのレコードを検索などがございます。ファイルを添付したいオブジェクトの、～のレコードを検索となっているアクションを選択してください。
Q：件名で添付先レコードを動的に判断できますか？
A：はい、可能です。
件名で添付先レコードを動的に判断するには、テキストからデータを抽出する機能を追加する必要があります。
テキストからデータを抽出する機能は、フローボットの追加したい箇所にある+をクリックすることで追加可能です。
例えば件名にリードオブジェクトのレコードIDを埋め込む場合、テキストからデータを抽出するで取得した値をステップ7の紐づけるレコードIDの箇所に設定することでファイルをレコードに紐づけられます。
テキストからデータを抽出する機能の設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
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