Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、Salesforceの取引先責任者として登録しOutlookでお礼メールを送信する

■概要

名刺交換後の情報入力は重要ですが、手作業では時間がかかり、迅速なフォローが難しいと感じていませんか。このワークフローは、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCR機能が情報を自動で読み取り、Salesforceへ取引先責任者として登録します。さらに、登録完了後にはOutlookからお礼メールも自動送信されるため、一連の対応を効率化し、機会損失を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 名刺交換後のデータ入力や、お礼メールの送信を手作業で行っている営業担当者の方
• OutlookとSalesforceを活用し、顧客情報管理の効率化を目指すチームリーダーの方
• 獲得した名刺情報を迅速にデータ化し、営業活動に活かしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報の読み取りからSalesforceへの登録、お礼メール送信までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手入力による転記ミスや連絡先の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な顧客情報のデータベース構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. マイアプリ連携画面からOutlookとSalesforceをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など、任意の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで名刺画像を取得します。
5. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした名刺画像をテキストデータに変換します。
6. Salesforceの「取引先責任者として登録」アクションで、OCRで読み取った情報を基にレコードを新規作成します。
7. 続けてSalesforceの各アクションを使用し、名刺画像をアップロードして先ほど作成したレコードに紐付けます。
8. 最後にOutlookの「メールを送る」アクションで、登録された連絡先へお礼メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、「添付ファイルがある場合のみ処理を進める」といったように、後続のアクションを実行する条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取る名刺のフォーマットに合わせて、会社名や氏名、メールアドレスといった抽出項目を任意で指定できます。
• Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報を取引先責任者のどの項目に登録するかを自由にマッピング設定できます。
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を、Salesforceに登録した情報を活用しながら自由に作成できます。

■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。