■概要
展示会やオンライン商談後にOutlookで受け取った名刺画像、都度Salesforceに手入力するのは手間ではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された名刺画像をOCRが自動で読み取り、Salesforceに取引先責任者として登録します。面倒なデータ入力を自動化し、迅速かつ正確な顧客情報管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った名刺情報をSalesforceに手入力している営業担当者の方
- 名刺情報の入力ミスや反映の遅れに課題を感じている営業マネージャーの方
- 営業部門のデータ入力業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの受信を起点にSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減することができます。
- システムが自動でデータ処理を行うため、手入力による項目間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSalesforceをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールから名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードした画像から会社名や氏名などのテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでSalesforceの「取引先責任者として登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基に新規の取引先責任者を作成します。
- 最後に、Salesforceの各種アクションを組み合わせ、登録した取引先責任者レコードに元の名刺画像をファイルとして紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動する条件となるメールの件名に含まれるキーワードなどを任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無やファイル形式など、後続の処理に進むための条件を任意で設定することが可能です。
- OCR機能では、名刺画像から読み取りたい項目（会社名、氏名、役職、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- Salesforceへの登録アクションでは、OCRで読み取ったどの情報をSalesforceのどの項目に登録するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、SalesforceおよびAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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