Google Driveに格納された音声を文字起こしし、Salesforceの活動履歴を登録する

■概要

商談や会議の音声データをSalesforceに手作業で入力するのは時間がかかり、重要な情報の転記漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Google Driveに保存された音声ファイルをトリガーに、自動で文字起こしを行い、その内容をSalesforceの活動履歴として登録します。一連の作業を自動化することで、音声データの活用とSalesforceへの情報集約を効率的に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceへの活動履歴の入力に手間を感じている営業やカスタマーサクセス担当者の方
• 音声データの文字起こしとSalesforceへの手動での転記作業を効率化したいと考えている方
• 商談内容の共有や管理を自動化し、チーム全体の生産性を高めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声ファイルを所定のフォルダに格納するだけで、文字起こしからSalesforceへの登録までが自動で実行されるため、データ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、Salesforceに正確な活動履歴を蓄積することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで音声ファイルのみを処理するための分岐を設定し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションで対象ファイルを取得します
4. 次に、オペレーションで「文字起こし」アクションを設定し、ダウンロードした音声ファイルをテキストデータに変換します
5. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、文字起こししたテキストから要点などを抽出します
6. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、活動履歴を登録したい取引先などの情報を検索します
7. 最後に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトに活動履歴を登録」アクションを設定し、文字起こし結果などを登録します

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、音声ファイルを格納する特定のフォルダを任意で指定してください。
• Salesforceの活動履歴登録のオペレーションでは、件名や説明欄に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した文字起こし結果などを変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924