【簡単設定】SlackのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携する方法

2. Slackで投稿された内容からGoogle Workspaceにユーザー情報を更新する

Slackに投稿された内容を基に、Google Workspaceのユーザー情報を自動更新するフローです。
手動で情報の更新を行っていると、どうしても抜け漏れといった人為的ミスが発生しがちですよね。自動化を取り入れることで、こうしたミスを防ぐことが期待できます。

SlackとGoogle Workspaceの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくSlackとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用し、ノーコードでSlackとGoogle Workspaceの連携を進めていきます。

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！

[Yoomとは]

今回は、「Slackで投稿された内容をもとに、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SlackとGoogle Workspaceをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるSlackのトリガー設定と、その後に続くGoogle Workspaceのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、動作確認

ステップ1: SlackとGoogle Workspaceをマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリをYoomと連携するために、マイアプリ登録します。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。

それでは、設定を進めていきましょう！
マイアプリ登録は、Yoom画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「新規接続」をクリックしてください。

【Slackの連携方法】

アプリ一覧が表示されるので、その中からSlackを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されたら、「チャンネルを検索」から使用するチャンネルを選択してください。
※Slackの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。

チャンネル選択後、以下の画面が表示されるので、Slack URLを入力してください。

以上でSlackの連携が完了です！

【Google Workspaceの連携方法】

先ほどと同様に、一覧からGoogle Workspaceを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、連携したいアカウントでGoogle Workspaceにログインしてください。

以下の画面が表示されたら、連携したいアカウントで間違いないかを確認し、「続行」をクリックしてください。

マイアプリ欄に、SlackとGoogle Workspaceが表示されていれば登録完了です！

ステップ2: テンプレートをコピー

ここからは、実際に自動化の設定を進めていきます！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

クリックすると自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。「OK」をクリックし、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」に自動的に格納されます。テンプレートを確認したい際は、そちらをご確認ください。

コピーしたテンプレートの、「タイトル」を確認し、使用したいテンプレートで合っているか確認しましょう。
※タイトルは必要に応じて変更可能です。

それでは、テンプレートを使用して、さっそく自動化フローの設定を行っていきます。

ステップ3: フローの起点となるSlackのトリガー設定

まずは、フローボットを自動的に起動させるためのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。

クリックすると、以下の画面が表示されます。
「連携するアカウント情報」にはステップ1でマイアプリ登録した際の情報が記載されます。トリガーアクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。

次に、API接続設定を行います。

（1/2）トリガーの起動間隔設定

トリガーの起動間隔を設定します。プルダウンから選択しましょう。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

（2/2）対象となるチャンネルIDの設定

スクロールし、「チャンネルID」を設定します。ここで設定したチャンネルにメッセージが投稿されると、フローボットが起動するようになります。
「チャンネルID」欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、該当のチャンネルを選択しましょう。

設定完了後、設定したチャンネルへ、テスト用にメッセージを投稿してください。

投稿後、「テスト」を実行し、正しくアウトプットが取得されることを確認しましょう。

取得されたアウトプットの内容を確認し、「保存」してください。

※テストが成功しない場合
指定したチャンネルにテキストを投稿していてもテストが成功しない場合、こちらのページをご参照ください。

※アウトプットについて
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

ステップ4: テキストを抽出するアクション設定

続いて、投稿されたメッセージのうち、特定のテキストをAIを利用して抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
※AIを活用した「テキストからデータを抽出する」設定方法の詳細は、こちらをご参照ください。

クリックすると、アクション選択画面が表示されます。
テンプレートを使用しているため、デフォルトのままで問題ないです。内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。

次に、詳細設定を行います。以下の注意事項をご確認ください。

（1/2）対象のテキスト設定

スクロールし、「対象のテキスト」を設定します。
今回はSlackに投稿されたメッセージからテキストを抽出するため、トリガー設定で取得したアウトプットを引用して設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。

（2/2）抽出したい項目の設定

次に、「抽出したい項目」を設定します。
今回は、グループキーと追加するメンバーのメールアドレスを抽出するので、以下のように設定しました。
※項目を追加した場合は、抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定してください。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功後に「保存」しましょう。

ステップ5: Google Workspaceのグループにメンバーを追加するアクション設定

続いて、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する設定を行います。
「グループにメンバーを追加」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定内容を確認します。
連携するアカウント情報にはステップ1でマイアプリ登録した際の情報が記載されます。アクションはそのままにし、「次へ」をクリックしましょう。
※Google Workspaceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリとなっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください。

次に、API接続設定を行います。

（1/3）グループキー設定

まずは、「グループキー」を設定します。
「テキストからデータを抽出する」アクション設定時に取得したアウトプットを用いて設定しましょう。
こうすることで、メッセージの内容ごとに合わせて自動追加することができます。

（2/3）追加するメンバーのメールアドレス設定

次に、「追加するメンバーのメールアドレス」を、先ほど同様にアウトプットを用いて設定しましょう。

（3/3）権限の設定

最後に、「権限」を設定します。
「マネージャー」「メンバー」「オーナー」から、適切なものを選択してください。

設定完了後、「テスト」を実行し、Google Workspaceに正しく追加されていることを確認してください。確認後、「保存」しましょう。

ステップ6:トリガーボタンをONにして、動作確認

以上で全ての設定が完了しました！
設定完了後、以下の画面が表示されます。「トリガーをON」をクリックし、フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。

以上が、「Slackで投稿された内容をもとに、Google Workspaceのグループにメンバーを追加する」フローの設定でした！

Google WorkspaceのデータをSlackに連携したい場合

先ほどはSlackからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にGoogle WorkspaceからSlackへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

1. Google Workspaceでユーザー情報が更新されたらSlackに通知する

Google Workspaceのユーザー情報の更新をSlackに通知するフローです。
変更されたユーザー情報をスピーディーに確認でき、チームで最新のユーザー情報を速やかに共有できるでしょう。

2. Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知する

Google Workspaceに新しくユーザーが登録された際に、Slackに自動通知するフローです。
新規ユーザーの共有漏れを防ぎ、スムーズにチーム間で情報を共有できることで、その後の各部署の対応が迅速化できるでしょう。

3. フォームの回答内容からGoogle Workspaceに従業員を追加しSlackに通知する

Yoomのフォーム機能で従業員情報が回答された際に、Google Workspaceに新規ユーザーを自動追加し、Slackに通知するフローです。
フォームを活用して新入社員の情報を集めている方におすすめで、何度も従業員データを入力する手間を省き、時間を節約できます。

SlackやGoogle WorkspaceのAPIを使ったその他の自動化例

SlackとGoogle Workspaceの連携以外でも、それぞれのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。一部をご紹介するので、気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！

Slackを使った自動化例

ChatGPTでの要約後やデータベースにデータ追加後など、Slackに自動通知することが可能です。
様々なツールと連携することで共有の抜け漏れを防ぎ、チームの連携強化が期待できるでしょう。

Google Workspaceを使った自動化例

Google Workspaceに従業員が登録された後、自動的に通知やフォルダを作成したり、データベースに追加された従業員情報を基に、Google Workspaceにユーザーを自動追加することが可能です。

終わりに

いかがでしたか？日々多くの業務をこなす中で、手作業の負担を減らし、正確かつ効率的に情報を管理することは重要です。
SlackとGoogle Workspaceを連携すれば、グループ管理やユーザー情報の更新を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎながら、最新で正確な情報を管理できるでしょう。

本記事では、ノーコードツールYoomを活用して、<span class="mark-yellow">SlackとGoogle Workspaceをプログラミング不要で連携する方法</span>をご紹介しました。

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