■概要
人事異動や組織変更に伴いGoogle Workspaceのユーザー情報を更新した後、関係者へ個別に連絡する作業は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。
このような定型的な情報共有の作業は、担当者にとって負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceでユーザー情報が更新されると、自動でSlackの指定チャンネルに通知が飛ぶため、手作業での連絡が不要になり、情報共有を確実に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceの管理を行っており、情報更新時の連絡を自動化したい情報システム担当者の方
- 従業員の異動や入退社情報を、関連部署へ迅速かつ確実に共有したい人事・総務担当者の方
- Slackを活用した情報共有の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑にしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceの情報を更新するだけで、指定したSlackチャンネルへ自動で通知が届くため、手作業での連絡に費やしていた時間を削減できます。
- 手動での連絡による通知漏れや伝達内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Google Workspaceから取得した更新内容を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、今回の「ユーザー情報が更新されたら」の他に、「ユーザー情報が登録されたら」といったアクションにも変更できるため、新規入社者のアカウント作成時にも応用可能です。
- Slackにメッセージを投稿するアクションでは、通知したいチャンネルを候補の中から任意で選択してください。
■注意事項
- Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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