「Microsoft Teamsでの重要なキーワード、見逃したくないけど、ずっと画面を見ているわけにもいかない…」
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが出たら、Gmailでアラート通知してくれたら、もっと効率的に情報収集できるのに！」
そんな悩みを抱える情報収集に時間を取られているビジネスパーソン、必見です！
Microsoft TeamsとGmailを連携すれば、これらの課題を解決し、必要な情報をリアルタイムに把握することができるでしょう。
例えば、Microsoft Teamsの特定のチャンネルに重要なキーワードが投稿された際に、Gmailでアラート通知を受け取ることが可能です。これにより、重要な情報を逃さず、スピーディーな対応に繋げることができます。
この記事では、Microsoft TeamsとGmailを連携してできることや、具体的な連携フローの作成方法をわかりやすく解説します。
ぜひ、この記事を参考にして、Microsoft TeamsとGmailの連携を試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にMicrosoft TeamsとGmailの連携が可能です。YoomにはあらかじめMicrosoft TeamsとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐに連携が実現できます。
Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」フローは、チーム内の重要な情報を見逃さないための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGmailを活用しているが、特定の情報を見逃しがちで困っているチームリーダーの方
・プロジェクトや業務管理で、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な管理者の方
・チームのコミュニケーションを効率化し、重要な情報を迅速に共有したいビジネスパーソン
・忙しくて常にTeamsをチェックする時間が取れないが、重要な投稿を即座に把握したい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討中で、Microsoft TeamsとGmailを連携させたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft TeamsとGmailを連携してできること
Microsoft TeamsとGmailのAPIを連携すれば、Microsoft TeamsのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft TeamsとGmailの連携を実際に体験できます。
登録は、たったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する
プロジェクトや業務管理で、Microsoft TeamsとGmailを活用しており、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な場合などにおすすめのフローです。
Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」フローは、チーム内の重要な情報を見逃さないための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGmailを活用しているが、特定の情報を見逃しがちで困っているチームリーダーの方
・プロジェクトや業務管理で、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な管理者の方
・チームのコミュニケーションを効率化し、重要な情報を迅速に共有したいビジネスパーソン
・忙しくて常にTeamsをチェックする時間が取れないが、重要な投稿を即座に把握したい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討中で、Microsoft TeamsとGmailを連携させたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft TeamsとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくMicrosoft TeamsとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Microsoft Teamsのトリガー設定とGmailのオペレーション設定
- トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする
Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」フローは、チーム内の重要な情報を見逃さないための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGmailを活用しているが、特定の情報を見逃しがちで困っているチームリーダーの方
・プロジェクトや業務管理で、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な管理者の方
・チームのコミュニケーションを効率化し、重要な情報を迅速に共有したいビジネスパーソン
・忙しくて常にTeamsをチェックする時間が取れないが、重要な投稿を即座に把握したい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討中で、Microsoft TeamsとGmailを連携させたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携
Microsoft TeamsとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
連携前に、Microsoft Teamsでメッセージを投稿しておきましょう！
※今回は、以下画像のような投稿をしました。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Gmailを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
マイアプリにMicrosoft TeamsとGmailが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」フローは、チーム内の重要な情報を見逃さないための業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとGmailを活用しているが、特定の情報を見逃しがちで困っているチームリーダーの方
・プロジェクトや業務管理で、特定キーワードに基づくアラート通知が必要な管理者の方
・チームのコミュニケーションを効率化し、重要な情報を迅速に共有したいビジネスパーソン
・忙しくて常にTeamsをチェックする時間が取れないが、重要な投稿を即座に把握したい方
・Yoomを使って業務ワークフローの自動化を検討中で、Microsoft TeamsとGmailを連携させたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」をクリックすると表示されます。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。
4.「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「チャネルにメッセージが送信されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
「分岐する」の設定方法
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Gmailの設定
1.「メールを送る」をクリックしてください。
2.メール内容を設定します。
「To」は、アラート通知を受け取りたいメールアドレスを入力してください。
「件名」は、任意で設定してください。
※以下画像のように、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択することもできます。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
各項目の入力を終えたら、「次へ」をクリックします。
3.次の画面で、メールの送信内容を確認してください。
確認したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、以下画像のようにGmailに通知されます。
ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
GmailのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合
今回はMicrosoft TeamsからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する
GmailとMicrosoft Teamsを活用しており、Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい場合などにおすすめのフローです。
Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する
試してみる
■概要
「Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する」フローは、GmailとMicrosoft Teamsの連携を活用した業務ワークフローです。
手動でのファイル転送作業を省力化し、業務効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい方
・チーム内での情報共有を自動化し、効率化を図りたいビジネスパーソン
・Yoomを活用して、日常業務のプロセスを自動化したい方
・メール管理とチームコラボレーションの連携に課題を感じている管理者の方
・業務フローの自動化で時間を節約し、生産性を向上させたい企業の方
■注意事項
・GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する
社外との連絡をGmailで、社内の情報共有をMicrosoft Teamsで行っており、応募管理の効率化とチーム内コミュニケーション強化を図りたい場合などにおすすめのフローです。
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■注意事項
・Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft TeamsやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
Microsoft TeamsやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Microsoft Teamsを使った自動化例
データベースやフローボット起動状態を通知したり、メッセージが投稿されたらクラウドストレージにフォルダを作成、チャットツールやメールに自動送信できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！
Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
Microsoft TeamsとSlackを併用している環境で、情報の確認漏れやツール間の手作業による転記に手間を感じることはないでしょうか。
重要なメッセージを見逃したり、都度コピー＆ペーストで共有する作業は、コミュニケーションの遅延や非効率の原因となります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのメッセージ投稿をトリガーに、Slackの指定チャネルへ自動で通知できるため、ツールを横断した情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとSlackを併用しており、情報共有の漏れや手間をなくしたいと考えている方
・部署やチーム間で利用するチャットツールが異なり、円滑な連携に課題を感じている方
・手作業による情報伝達を自動化し、コミュニケーションロスを防ぎたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft Teams、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Microsoft Teamsを利用してメンバーとコミュニケーションを取っている方
・日々のメッセージ内容を効率的に管理し、必要な情報をすぐにアクセスできるようにしたい方
・メンバーとのやり取りを整理し、情報の共有漏れを防ぎたいと考える方
2. OneDriveを活用してファイル管理を行っている方
・ファイルを手動で整理する手間を省き、自動化によって業務効率を向上させたい方
・メッセージ内容に基づいて自動的にフォルダを作成し、重要な情報を漏れなく保存したい方
■注意事項
・Microsoft TeamsとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
試してみる
■概要
・Microsoft Teamsのチャンネルに文章が投稿されたら、自動的にOutlookを使って別の箇所にメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、営業チームの迅速な対応を支援する業務ワークフローです。
新しいリードがSalesforceに登録されるたびに、自動的にMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、チーム全体がリアルタイムで情報を共有できます。
これにより、リードフォローアップのタイミングを逃さず、効率的な営業活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
・Microsoft Teamsでチームコミュニケーションを強化したい営業マネージャーの方
・リードの迅速なフォローアップを自動化し、営業効率を向上させたい企業の経営者
・Yoomを利用してSalesforceとMicrosoft Teamsの連携を簡単に設定したいIT担当者の方
■注意事項
・Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎月の月末に起動して通知するフローボットです。分岐後の右側にフローを追加してください。
Gmailを使った自動化例
リードへの定型メールの送信や、契約締結後の受注フェーズを他チームへ知らせたり、請求書の送付などが自動化可能です！
Googleスプレッドシート上のリストそれぞれにメールを送信する
試してみる
■概要
・Googleスプレッドシート内にある顧客リストのアドレスに対して、メールを一度に送信します。
・同じ処理を繰り返す処理を用いることで、顧客別に社名や担当者名を変換してメールを送付することができます。
■実際のフローボットの動き
https://youtu.be/dUv9YYx5wHo
■注意事項
・今回使用している同じ処理を繰り返す操作はチームプラン以上でご利用可能となっています。
※フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
Yoomワークスペース(管理画面)の左下プラン変更からお申込が可能ですので、有料プランの機能検証の際はこちらをご活用くださいませ。
無料トライアルでできることと開始方法および注意点▼
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信するフローです。
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信する
試してみる
■概要
Zoomウェビナー終了後、Gmailでフォローメールを自動送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Zoomでウェビナーを頻繁に開催する方
・ウェビナー終了後に参加者へのフォローメールを欠かさず送りたいが、手動での作業に手間を感じている方
・ウェビナーの参加者に迅速かつ効率的にフォローメールを送りたい方
2. Gmailを主要なコミュニケーション手段として利用している方
・Gmailを日常的に使っており、テンプレートメールを自動化することで業務効率を上げたい方
・参加者全員に個別にメールを送る手間を省きたい方
■注意事項
・ZoomとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知する
試してみる
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をSlackに通知するフローです。
■注意事項
・GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに
本記事では、Microsoft Teamsの特定のキーワードが投稿された際に、Gmailでアラートを通知する自動化をご紹介しました。
今回は「リード」というキーワードを設定しましたが、「顧客」や「完了」など通知したいキーワードを自由に選択できます。
このように必要な情報をスピーディーにキャッチできるようになるでしょう。
また、Gmailで添付されたファイルをMicrosoft Teamsに自動的に通知できるため、さまざまな場面で活用できますよ！
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
業務に追われている方にとって、この自動化は非常に有効になるでしょう。
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