【簡単設定】Microsoft TeamsのデータをGmailに自動的に連携する方法

Microsoft TeamsとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくMicrosoft TeamsとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとGmailの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらのリンクからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はMicrosoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Microsoft Teamsのトリガー設定とGmailのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：Microsoft TeamsとGmailをマイアプリ連携

Microsoft TeamsとGmailをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

連携前に、Microsoft Teamsでメッセージを投稿しておきましょう！
※今回は、以下画像のような投稿をしました。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Microsoft Teams」と入力し、検索結果からMicrosoft Teamsのアイコンを選択します。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。

3.続いてGmailをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Gmailを検索します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

マイアプリにMicrosoft TeamsとGmailが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Microsoft Teamsに特定のキーワードが投稿されたら、Gmailでアラート通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「チームID」「チャネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：分岐の設定

1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※・「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

オペレーションに「チャネルにメッセージが送信されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。

今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。

「分岐する」の設定方法

設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Gmailの設定

1.「メールを送る」をクリックしてください。

2.メール内容を設定します。

「To」は、アラート通知を受け取りたいメールアドレスを入力してください。

「件名」は、任意で設定してください。

※以下画像のように、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択することもできます。

「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
各項目の入力を終えたら、「次へ」をクリックします。

3.次の画面で、メールの送信内容を確認してください。
確認したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

※設定が完了すると、以下画像のようにGmailに通知されます。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

GmailのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合

今回はMicrosoft TeamsからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する

GmailとMicrosoft Teamsを活用しており、Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft Teamsで共有したい場合などにおすすめのフローです。

Gmailで求人媒体からの応募メールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する

社外との連絡をGmailで、社内の情報共有をMicrosoft Teamsで行っており、応募管理の効率化とチーム内コミュニケーション強化を図りたい場合などにおすすめのフローです。

Microsoft Teams‍やGmailのAPIを使ったその他の自動化例

Microsoft TeamsやGmailのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Microsoft Teamsを使った自動化例

データベースやフローボット起動状態を通知したり、メッセージが投稿されたらクラウドストレージにフォルダを作成、チャットツールやメールに自動送信できます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

Gmailを使った自動化例

リードへの定型メールの送信や、契約締結後の受注フェーズを他チームへ知らせたり、請求書の送付などが自動化可能です！

終わりに

本記事では、Microsoft Teamsの特定のキーワードが投稿された際に、Gmailでアラートを通知する自動化をご紹介しました。
<span class="mark-yellow">今回は「リード」というキーワードを設定しましたが、「顧客」や「完了」など通知したいキーワードを自由に選択できます。
このように必要な情報をスピーディーにキャッチできるようになるでしょう。</span>
また、Gmailで添付されたファイルをMicrosoft Teamsに自動的に通知できるため、さまざまな場面で活用できますよ！

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！

業務に追われている方にとって、この自動化は非常に有効になるでしょう。