Gmailで添付ファイル付きメールを受信したらMicrosoft Teamsチャンネルにファイルを共有する

■概要

Gmailで受信したメールに添付されているファイルを、都度手動でMicrosoft Teamsのチャンネルに共有する作業は、手間がかかるだけでなく共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、添付ファイルを自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルに共有できるため、こうした定型業務を効率化し、よりスムーズな情報連携を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを、都度Microsoft Teamsに手動で共有している方
• チーム内での迅速な情報共有が求められ、ファイルの共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• ファイル共有のような定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信を起点にファイル共有までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になることで、共有ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
4. オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信メールから添付ファイルをアップロードします。
5. オペレーションで「データ操作機能」を使用し、正規表現で特定のデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
• 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報に基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を任意で設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意のものに変更できるほか、メッセージ内容にメールの件名などの動的な情報を組み込めます。

■注意事項‍

• Gmail、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。