■概要

求人媒体からの応募メールは採用活動の重要な第一歩ですが、都度内容を確認し、関係者に共有する作業は手間がかかるものです。また、手作業による共有では、見落としや連絡漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の応募メールを受信した際に、Microsoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知することが可能になり、採用に関わるメンバーへの迅速かつ確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 求人媒体からの応募者対応に追われ、情報共有を効率化したい採用担当者の方
• GmailとMicrosoft Teamsを使い、採用情報を手作業で連携している方
• 採用チーム内の情報伝達をスムーズにし、選考の初動を早めたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 応募メールの受信から通知までが自動化されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手動での共有時に起こりうる通知漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な応募情報を関係者に確実へ届けることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、応募メールを識別するためのラベルを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容や宛先を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知を送信するチームやチャネルを任意で設定することが可能です。
• 通知するメッセージの本文には、トリガーで取得した応募メールの件名や本文、送信者アドレスなどの情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。