毎日の決められたルーティンワークを忘れないようにするためには、定期的なリマインドが大切と言えるでしょう。中でもメンバー全員に周知してもらいたい場合は、コミュニケーションツールなどで一斉アナウンスをするのが最も効率的な方法ではないでしょうか。
しかし、毎日必ず一定のタイミングでメッセージを送信するというのは、場合により対応が難しかったり、時には忘れてしまうということが考えられます。
そのような時は<span class="mark-yellow">アプリ連携</span>を行い、一連のフローを自動化するのがおすすめです。
今回は毎日決められた時間にMicrosoft Teamsへメッセージを送信するというフローを自動化してみましょう。
今回のアプリ連携を行うことで、毎日定めた時間にMicrosoft Teamsの特定のチャネルへメッセージを送信可能になります。これにより業務プロセスの簡略化が見込めるでしょう。
例えば、毎日決まった時間にメッセージを送信する際、あらかじめリマインドなどをした上で時間になったらメッセージを手動で作成し、送信するというアクションが必要となります。
今回の連携を行うことでこのような一連のフローが自動化されるため、業務負担が軽減されるはずです。
決まった時間に毎日メッセージが送信されるようになるため、チャネルメンバーとの情報共有がスムーズになる可能性があります。
例えば、目標や達成率を管理しているデータベースなどは、各従業員1日1回は目を通してほしいものですが、どうしても確認漏れが発生してしまうルーティンワークと言えるでしょう。
そこで今回のアプリ連携を行えば、効率的にメンバー全員へメッセージが通知されるようになるため、今よりもチェック率が向上することが見込めます。
これにより、メンバーが同じ情報をスムーズに把握できるかもしれません。
今回紹介する自動化は、毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿するというフローになります。これによりメッセージの送信漏などが回避できる可能性が高まるでしょう
例えば、毎日注意喚起をしなければならない内容を一斉送信したくても、業務が立て込んでしまうと送信できないことがあるはずです。しかし、今回の連携を行えばメッセージの送信が自動化されるため、このようなエラーは発生しにくくなるかもしれません。
これにより、自分が対応できない場合であってもMicrosoft Teamsへの投稿が可能になり、通知業務の漏れを防げることが考えられます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Yoomのスケジュールトリガーを毎日決められた時間に起動します。
そして、Microsoft TeamsのAPIを用いて、あらかじめ作成済みのメッセージを特定のチャネルに送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Microsoft Teamsをマイアプリ連携
・スケジュールトリガーを起動する設定
・Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定
・トリガーボタンをONにして、スケジュールトリガーとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインするMicrosoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
「毎日10:00になったら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。
4.トリガーの設定
毎日何時に起動するか設定を行います。
画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。
設定が完了したら保存を押します。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のIDを設定する
各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。
3.投稿メッセージを作成する
Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
任意でメッセージを作成してください。
なお、Microsoft Teamsの改行にはHTMLタグの<br>を活用するためご注意ください。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿
他にも、Microsoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Outlookでメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知
Outlookを社外問い合わせなどに使用している場合、新しいメッセージに素早く気づきやすくなるはずです。
2.Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
Notionとの連携も可能です。新しく追加されたデータをスムーズに把握できる可能性が高まります。
3.毎月の月末にフローボットを起動してTeamsに通知
毎月末の処理などを忘れにくくなることが期待できます。今回のフローボットと併用することで、メンバーへのアナウンス業務が簡略できるかもしれません。
業務をスムーズに行ったり、メンバーと円滑にデータ共有を行うためには、メッセージの一斉送信などによるアナウンス作業は重要と言えるのではないでしょうか。
しかし、つい実行し忘れてしまうタスクな上、決められた時間に行わなければならないため、少々負担の大きい業務とも言えます。
そのような時こそ今回のアプリ連携がおすすめです。今まで手間をかけていた通知業務が簡略化できるため、業務負担が改善できるはずです。
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、すぐに自動化を導入できます。ぜひこの機会にお試しください。
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