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毎日の決められたルーティンワークを忘れないようにするためには、定期的なリマインドが大切ですよね。中でもメンバー全員に周知してもらいたい場合は、コミュニケーションツールなどで一斉アナウンスをするのが最も効率的な方法ではないでしょうか。
しかし、毎日必ず一定のタイミングでメッセージを送信するというのは、場合により対応が難しかったり、時には忘れてしまうということが考えられます。そのような時はアプリ連携を行い、一連のフローを自動化するのがおすすめです。今回は毎日決められた時間にMicrosoft Teamsへメッセージを送信するというフローを自動化してみましょう！
■概要
日次や週次での進捗報告など、定期的にMicrosoft Excelのデータを確認し、Microsoft Teamsで共有する作業に手間を感じていませんか。この定型的な業務は、対応漏れや入力ミスが発生しやすい一方で、手作業から解放されにくい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelから自動でレコードを取得し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした報告業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
毎週の定例会議のリマインダーや日報の提出依頼など、決まった時間にMicrosoft Teamsでメッセージを送る業務は、単純ながらも忘れられない重要な作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にMicrosoft Teamsへ定型文を通知できるため、手作業での送信の手間やうっかり忘れてしまうといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
定期的に作成するレポートや議事録などのGoogleドキュメントを、チームに都度手作業で通知する業務に時間を取られていませんか。この作業は他の業務を圧迫するだけでなく、通知漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールに従って新しいGoogleドキュメントを自動で作成し、Microsoft Teamsに通知することで、定型業務の効率化と情報共有の確実性を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿するフローです。
投稿する日時やチャネル、メッセージ内容は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Microsoft Teamsを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まず、Yoomのスケジュールトリガーを毎日決められた時間に起動します。
そして、Microsoft TeamsのAPIを用いて、あらかじめ作成済みのメッセージを特定のチャネルに送信することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Microsoft Teamsをマイアプリ連携
・スケジュールトリガーを起動する設定
・Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定
・トリガーボタンをONにして、スケジュールトリガーとMicrosoft Teamsの連携動作を確認
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。ここでアプリを先に連携しておくことで、フローボットをスムーズに作成できます。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.ログインする
Microsoft365にログインしましょう。Microsoft365にログインしておくことで、マイアプリ連携が素早く完了します。
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.検索する
Microsoft Teamsのアイコンをクリックします。
3.連携完了
すぐに画面が切り替わります。上記の表示がされれば連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
■概要
毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿するフローです。
投稿する日時やチャネル、メッセージ内容は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.上のバナーを押して「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このように表示されます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.アプリトリガーを選択
「毎日10:00になったら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。
2.トリガーの設定
毎日何時に起動するか設定を行います。画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。
希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。設定が完了したら保存を押します。
スケジュール設定については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
より詳細に指定したい際には、実行頻度を細かく調整できるCron設定がおすすめです。Cronの記述ルールにしたがって入力することで、「05:12に実行」や「10分おきに実行」と設定することもできます。
Cronの記述方法はこちらを参考にしましょう。
1.アプリと連携する
Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。
2.投稿先のIDを設定する
各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。
一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。
3.投稿メッセージを作成する
Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
任意でメッセージを作成してください。
なお、Microsoft Teamsの改行には専用のコードを文字列に含めることで改行が可能です。
詳しくはこちらをご確認ください。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿
■概要
毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿するフローです。
投稿する日時やチャネル、メッセージ内容は自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsのAPIやスケジュールトリガーを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Microsoft Teamsへの通知を自動化したり、文字起こし結果やAIによる生成結果を自動で通知することが可能です。
■概要
Microsoft Teamsでの問い合わせ対応、一つひとつに時間を取られていませんか？特に定型的な質問への返信は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Teamsに投稿されたメッセージをきっかけに、DifyのAIチャットボットが内容を自動生成し返信するため、担当者の負担を軽減し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Microsoft Teamsで勤怠連絡をした後、HRMOS勤怠に改めて打刻する作業を手間に感じていませんか。こうした二重の作業は、打刻忘れや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへメッセージを投稿するだけで、自動でHRMOS勤怠への打刻が完了するため、日々の煩雑な業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Zendeskでチケットが作成されたら、Perplexityで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、顧客サポートの効率化を実現する業務ワークフローです。Zendeskに新しいチケットが登録されると、PerplexityのAIが適切な返答案を自動生成し、その内容をMicrosoft Teamsにスピーディーに通知します。これにより、サポートチームは迅速かつ的確な対応が可能となり、顧客満足度の向上につながります。また、各アプリ間の連携がスムーズに行われるため、手作業によるミスや時間の無駄を削減できます。日常のサポート業務を自動化することで、チーム全体の生産性を高めることができるワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
◼️概要
Yoomフォームに添付された音声データを、AI機能を用いて文字起こしおよび議事録化し、Microsoft Teamsに通知するフローです。
音声データをフォームに投稿するだけで、AIが自動的に音声を文字起こしし、さらに指定したフォーマットに沿って議事録化します。
最後にMicrosoft Teamsに議事録内容を通知することで、フォームの投稿だけで会議内容やインビュー内容の議事録をチームに共有することができます。
◼️注意事項
・Microsoft TeamsとYoomの連携が必要です。
・音声を文字起こしするオペレーションや文章を要約・議事録化するオペレーションはチームプラン以上のご提供となります。
・フリープランの場合でも、1度2週間の有料プランのトライアルが実施可能です。
・無料トライアルでできること、開始方法およびご注意点はこちらをご覧ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
毎日Google アナリティクスから最新のレポートを取得し、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コンテンツマーケティングを担当している方
・Google アナリティクスのレポートからキャンペーン効果を測定している方
・レポート分析を行いコンテンツの最適化を行っている方
2.Microsoft Teamsで情報共有を行っている方
・チーム内の連絡手段としてMicrosoft Teamsを使用している方
・Google アナリティクスのレポートをMicrosoft Teamsに自動で通知したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google アナリティクスのレポートを分析することで、キャンペーン効果やユーザー行動を確認することができ、コンテンツの最適化に役立ちます。
しかし、レポートの分析を行うには日々Google アナリティクスからレポートを取得する必要があり手間です。
このテンプレートは、Google アナリティクスからレポートを自動で取得することができ、Microsoft Teamsに通知を出すことができます。
両ツールの操作を自動化することができるため、手動による操作を効率化し、情報共有をスピーディーに行うことができます。
また、フローをカスタマイズすることでMicrosoft Teamsに通知された情報を業務アプリやデータベースアプリに追加することも可能です。
■注意事項
・Google アナリティクス、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
指定日時にフローボットを動かすことによって、対応漏れを最小限に抑えることもできます。
作業結果を関係者まで通知することも可能なため、情報共有の効率化も見込めそうです。
■概要
特定のスケジュールになったらChatworkに新規グループチャットを作成し、Gmailに連携して作成したルームIDをメールで送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.複数のコミュニケーションツールを使い分けている企業の担当者
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・外勤のフィールドセールス担当者
2.複数人での業務やプロジェクトの管理者
・プロジェクトマネージャー
・短期アルバイトやインターンシップ生を統括する立場にある方
・新入社員の研修など統括する人事部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・スケジュールに合わせて自動でグループチャットを作成し、ルームIDを通知するため、手作業による手間が省け、業務効率の向上に繋がります。
・新しいグループチャットの作成とルームIDの通知を自動化することで、メンバー間の情報共有がスムーズとなりコミュニケーションが活性化します。
・プロジェクトごとに専用のチャットルームを作成することにより、情報整理がしやすくなり必要な情報にアクセスすることが容易になります。
・通知メールの件名や本文、招待するメンバーなどを自由にカスタマイズできるため、個々のニーズに合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・Chatwork、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
特定のスケジュールになったらZoomに連携し、自動でミーティングを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.決まったスケジュールでのミーティングの必要のある方
・全体の統括を行う各部門の部門長の方
・営業部門など定期的に目標の数字確認が必要な方
・多くの支店を持つ企業の統括部門の方
2.ミーティングを Zoomで行うことが多い企業の方
・定例会議を設定する担当者
・事務職員や秘書業務に従事する方
・スケジュール管理のご担当者
■このテンプレートを使うメリット
・決まった時間に自動でミーティングを作成するので、都度作成する手間を省きます。
・作成忘れなど、人道的なミスを防ぐことができます。
・このフローにトリガーを追加することで、チャット通知やミーティング開催について承認を依頼するなどのアレンジが可能です。
■注意事項
・ ZoomとYoomを連携してください。
・Coron設定に関しては下記を参考にしてください。
■概要
特定のスケジュールになったら、Googleスプレッドシートの情報をGmailでメール通知するフローです。
Googleスプレッドシートに入力された情報を、希望する時間にメールで通知することができます。
定期的にメールで通知することが出来るため、在庫レベルや注文状況の把握に取り入れたり、勤怠管理のアラートなどに活用することが可能です。
Gmailに送付する内容は、自由に構成することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GoogleスプレッドシートとGmailをそれぞれ利用されている方
2.Googleスプレッドシートの情報を定期的にチェックしている方
3.Googleスプレッドシートの情報をチームに通知する役割の方
4.GoogleスプレッドシートとGmailでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎日10時・毎月1日の15時など、Googleスプレッドシートの情報を任意のタイミングで取得して自動でメール通知できるので、シートを見る手間が防げます。
・定期定期に自動でチームに通知できるので、情報共有漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
特定のスケジュールになったらLINE WORKSのカレンダーに予定を作成し、Slackのチャンネルにメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.チャットツールを使い分けている方
・担当企業によってツールを使い分けている営業担当
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・多数の支店や営業所をもつ企業の統括部門の担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・定期業務を自動化することで、手間を省き、業務の効率化に繋がります。
・異なるチャットツール間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・Slack、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
指定のスケジュールになったら担当者に依頼後、Googleカレンダーに予定を作成しHubSpotと連携してメモを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
2.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている会社の担当者
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・マーケティングなどの業務を請け負っている企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
・定例ミーティング作成を自動化するのでスケジュール管理がスムーズに行えます。
■注意事項
・HubSpot、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Microsoft Teamsを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
業務をスムーズに行ったり、メンバーと円滑にデータ共有を行うためには、メッセージの一斉送信などによるアナウンス作業は重要です。
しかし、つい実行し忘れてしまうタスクな上、決められた時間に行わなければならないため、少々負担の大きい業務とも言えます。
そのような時こそ、今回のアプリ連携がおすすめです。
今まで手間をかけていた通知業務が簡略化できるため、業務負担を改善できるはず！
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、すぐに自動化を導入できます。
ぜひこの機会にお試しください。
