毎日定時にMicrosoft Teamsのチャネルに自動投稿する方法

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガーを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

「毎日10:00になったら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。‍

4.トリガーの設定

毎日何時に起動するか設定を行います。
画像では、毎日朝10時に起動する設定となっています。希望がある場合は任意で変更可能なため、時間や日付を指定してください。
設定が完了したら保存を押します。

ステップ4：Microsoft Teamsの特定のチャネルに送信する設定

1.アプリと連携する

Microsoft Teamsのアイコンの「チャネルにメッセージを送る」を選択してください。
次へを押します。‍

2.投稿先のIDを設定する

各IDを設定しましょう。ボックスをクリックします。

一覧表示された中からチャネルを選択しましょう。
チャネルIDも同様に設定可能です。

3.投稿メッセージを作成する

Microsoft Teamsへ投稿する内容を設定します。
任意でメッセージを作成してください。
なお、Microsoft Teamsの改行にはHTMLタグの<br>を活用するためご注意ください。

4.テストの実行

設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
毎日定時にMicrosoft Teamsチャネルに自動投稿

Microsoft Teamsやスケジュールトリガーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもMicrosoft TeamsのAPIやスケジュールトリガーを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Microsoft Teamsとスケジュールトリガーを連携した自動化例

月末にMicrosoft Teamsに通知したり、指定日時にMicrosoft Excelの情報を取得してMicrosoft Teamsに通知することもできます。
さらに、指定の日時になったらZoomにミーティングを作成し、ミーティング情報をMicrosoft Teamsに通知する連携も可能です。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

データベースにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに通知する

kintoneやNotionなどにレコードが追加されたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

クラウドストレージにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに通知する

OneDriveやDropboxなどにファイルがアップロードされたことをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

今日の予定や期日が近いタスクをMicrosoft Teamsに通知する

Googleカレンダーのその日の予定や、Notionで期限が今日のタスクなどをMicrosoft Teamsに自動で通知します。

スケジュールトリガーとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1: 業務プロセスの簡略化による負担軽減

今回のアプリ連携を行うことで、毎日定めた時間にMicrosoft Teamsの特定のチャネルへメッセージを送信できます。これにより業務プロセスの簡略化が実現するはずです！
例えば従来なら、毎日決まった時間にメッセージを送信する際、あらかじめリマインドなどをした上で時間になったらメッセージを手動で作成し、送信するというアクションが必要となりますよね。
今回の連携を行うと、このような一連のフローが自動化されるので、業務負担が軽減されるはずです。

メリット2: 定期的な投稿による情報共有の容易化

決まった時間に毎日メッセージが送信されることで、チャネルメンバーとの情報共有がスムーズになる可能性があります。
例えば、目標や達成率を管理しているデータベースなどは、各従業員1日1回は目を通してほしいものですが、どうしても確認漏れが発生してしまうルーティンワークと言えるのではないでしょうか。
そこで今回のアプリ連携を行えば、効率的にメンバー全員へメッセージが通知されるようになるため、今よりもチェック率が向上することが見込めます！
これにより、メンバーが同じ情報をスムーズに把握できるかもしれません。

メリット3: 自動化によるメッセージの送信漏れ回避

今回紹介した自動化は、メッセージの送信漏れを回避できます。
例えば、毎日注意喚起をしなければならない内容を一斉送信したくても、業務が立て込んでしまうと送信できないことがあるはずです。しかし、今回の連携を行えばメッセージの送信が自動化されるため、このような送信漏れを防ぐことができます。
これにより、従来だと自分が対応できない場合であってもMicrosoft Teamsへの投稿が可能になり、重要な情報を確実に共有できるはずです！

まとめ

業務をスムーズに行ったり、メンバーと円滑にデータ共有を行うためには、メッセージの一斉送信などによるアナウンス作業は重要と言えるのではないでしょうか。
しかし、つい実行し忘れてしまうタスクな上、決められた時間に行わなければならないため、少々負担の大きい業務とも言えます。
そのような時こそ今回のアプリ連携がおすすめです。今まで手間をかけていた通知業務が簡略化できるため、業務負担を改善できるはず！
Yoomはプログラミング不要でアプリ連携が可能なため、すぐに自動化を導入できます。ぜひこの機会にお試しください。