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TrelloとOutlookを使って仕事を管理している方の中で、「タスク管理が手間」「TrelloとOutlookの連携方法がわからない」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
特に、Trelloに新しいカードを追加した後に、それをOutlookに反映させる作業は手動で行うとどうしても時間がかかり、効率が悪くなりがちです。
そこで本記事では、TrelloとOutlookのデータ連携を自動化する方法をご紹介します。
これにより、作業効率が向上し、重要なタスクに集中できる時間の増加が期待できます！
自動化でTrelloとOutlookのデータ連携をスムーズに行いたい方に向けて、簡単に実行できるステップを解説しますので、ぜひ続きもチェックしてみてください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にTrelloとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめTrelloとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TrelloとOutlookのAPIを連携すれば、TrelloのデータをOutlookにも自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Trelloに追加されたカード情報が反映されるため、Outlookのカレンダーを活用してチームメンバー全員が最新の予定を確認できるようになります。
自動化によって、手動でのデータ入力におけるヒューマンエラーを防止でき、正確なスケジュール管理が期待できます。
■概要
プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができるでしょう。
■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
Trelloのカードが完了リストに移動したら自動的にOutlookメールで通知を送るため、手動での通知作業の手間を省けます。
メール通知されることで、メンバー全員が最新の進捗状況を把握でき、情報の行き違いを防ぐことにつながります。
■概要
Trelloで管理しているタスクが完了リストに移動した際、その都度関係者に連絡するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手動での連絡は対応漏れが発生する可能性もあり、プロジェクトの進行に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Trelloのカードが特定のリストに移動したことを自動で検知し、Outlookから関係者へメールで通知できるため、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それでは、さっそく実際にTrelloとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでTrelloとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにタスクを作成する」フローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
1.TrelloとOutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、Trelloのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からTrelloを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
2.Trelloのマイアプリ登録方法を参考に、設定を進めましょう。
3.次はOutlookをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックしてサインインします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365
Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面でサインインするアカウントを選択してください。
Yoomのマイアプリにそれぞれが登録されたら連携が完了です！
1.自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
1.いよいよフローの設定に入ります！まずは以下の赤枠をクリックしましょう。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.各項目を入力しましょう。
↓
4.Yoomでの設定ができたら、Trelloでテスト用のカードを作成してください。タイトルなどは仮のもので問題ありません！
5.カード作成後にYoomの画面に戻り、「テスト」を実行します！
スクロールすると、以下のようなアウトプットが表示されます。
こちらはOutlookの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.続いて、「カードの情報を取得」をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.先ほどと同様に、各項目を入力します。
4.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットでより詳しい情報が取得できました。こちらもOutlookの設定で活用するので、データを確認しましょう。
確認できたら、「保存する」をクリックしてください。
1.続いて、「日付・日時形式の変換」をクリックします。
Trelloに登録するためには「YYYY-MM-DD HH:MM」の形式である必要があるので、ここで形式を変更しておきましょう！
2.「変換対象の日付・日時」をアウトプットから選択します。
3.「変換対象の日付・日時形式」と「変換後の日付・日時形式」を入力欄下の補足内容を確認して入力します。
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
1.設定も残りわずかになりました！これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。
2.以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
3.以下の必須項目をそれぞれ候補から選択しましょう！
4.入力後に「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします！
そうすると、実際に下記画像のようなタスクがOutlook上に作成されます。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するかどうかを確認しましょう。
ここまでの設定、お疲れさまでした！
今回はTrellolからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからTrelloへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
重要なメールをTrelloのカードとして自動生成することで、手動での入力作業を削減できます。
また、チーム全体でメール内容を共有し、タスクとして管理することで、情報の見落としが防げるでしょう。
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
スケジュールとタスクが連携されることで、情報が散らばらずに管理しやすくなります！
自動化によってヒューマンエラーを防止でき、チーム全体のタスクがスムーズになることが期待できます。
■概要
Outlookで管理している予定を、タスク管理のためにTrelloへ一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しい予定が追加されると自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、より確実で効率的なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Outlookとの連携以外でも、TrelloのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Trelloと他のアプリを連携することで、Trelloにカードを自動的に登録したり、特定のボードのカードを取得し、SlackやChatworkなどに通知するといったことができます。
■概要
海外からの問い合わせメールがGmailに届くたび、手作業で翻訳し、タスク管理ツールに入力していませんか。
この一連の作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけでDeepLでの自動翻訳、Trelloへのカード追加までを自動化できます。
迅速かつ正確な多言語対応によって、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報は、その後のアプローチに不可欠ですが、一枚ずつ手作業でデータ入力するのは手間がかかる上に、入力ミスも起こりがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像を添付して送信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Trelloにカードとして追加します。
面倒なデータ入力作業から解放され、迅速な情報共有とタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Trelloが起動したら、Googleスプレッドシートに追加されたカード内容を登録するフローです。
TrelloとGoogleスプレッドシートを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にGoogleスプレッドシートにレコードが簡単に追加されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Trelloで新規カードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Trello利用チームのメンバー
・Trelloへのカード追加をリアルタイムで把握したい方
・Trelloの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
2.チームリーダー・マネージャー
・Trelloの更新状況を把握し、チームの進捗管理に役立てたい方
・Trelloの特定のボードやリストへの重要なカード追加を見逃したくない方
・Microsoft Teamsで通知を受け取ることで、Trelloの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
Trelloはチームでのタスク管理に便利なツールですが、新しいカードが作成されたことに気づかずに対応が遅れてしまうことがあり、チームメンバーがそれぞれ異なるタスクを抱えている場合には更にTrelloのボードを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、チームメンバーはMicrosoft Teamsの通知によって、新しいカードが作成されたら直ぐに把握することができ、迅速な対応によりプロジェクト全体の進捗をスムーズに進めることができます。
また、Microsoft Teamsの通知機能は時間や場所などを問わず利用することができるためチームメンバーがどこにいても、常に最新のタスク情報を把握できます。
■注意事項
・Trello、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
様々なツールとOutlookを連携することで、書類を自動作成してOutolookから送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
■概要
Outlookでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意点
・Microsoft Outlookからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8878586
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Outlookで受信する特定のお問い合わせや注文メールなどを、一件ずつ手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、AIが内容を読み取りGoogle スプレッドシートへ自動で追記します。面倒な転記作業から解放され、情報の集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
・関連企業との連絡に使用している営業担当
・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
申し込みメールを受信したら、AIを用いてメール内容を抽出して見積書をMicrosoft Excelの雛形から作成、Outlookメールで送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業チーム
・顧客からの見積もり依頼をメールで受信しており、見積書作成の効率化を図りたいチーム
・見積書作成にかかる時間を短縮して顧客への迅速な対応を可能にしたいチーム
2.Microsoft ExcelやOutlookを使用している事務担当者
・見積もり依頼メールの処理を担当しており、手作業によるテータの抽出や転記ミスを削減したい方
・Microsoft Excelの雛形を使用して見積書作成の時間を短縮し他の業務に時間を割きたい方
3.Microsoftを使用しておりAIを活用して業務の効率化を図りたい経営層
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率の向上とコスト削減を目指したい方
・見積書の品質を均一化して顧客満足度向上に繋げたい方
・AIを活用した業務の効率化を推進して競争力を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
新規顧客からの問い合わせ対応はビジネス拡大の機会ですが、見積書作成は時間と手間がかかる作業です。複数のシステムを利用している企業では、手作業での対応となり、担当者の負担も大きいです。
このフローを使用することによって、AIが申し込みメールを解析して見積書を自動で生成・送信することで問題を解決してくれます。担当者は手入力などの作業することなく、迅速かつ正確な顧客対応が可能となり顧客満足度の向上につながります。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
この記事では、TrelloとOutlookのデータ連携を自動化する方法についてご紹介しました。
Trelloに新しいカードが追加されると、Outlookに自動でタスクが作成されることで、タスク管理が格段に楽になります。これにより、面倒な手作業から解放され、もっと効率的に仕事が進められるようになるでしょう。
Yoomなら、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、今日からすぐに始められます。もしまだ試していない方は、ぜひYoomに無料登録して、業務効率化のための自動化を体験してみてください！
