Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにタスクを作成する

■概要

プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Trelloで管理しているタスクを、Outlookにも手動で登録している方
• タスクの二重入力による手間や、転記漏れなどのミスをなくしたいプロジェクトリーダーの方
• チーム内のタスク管理と個人のスケジュール管理をスムーズに連携させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Trelloにカードを追加するだけでOutlookにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮できます。
• 手作業での情報転記が不要になるため、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TrelloとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定し、対象のボードなどを指定します。
3. 続けて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったカードの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションの「データを操作・変換する」を設定し、Outlookに登録したいタスク名や本文などの形式にデータを整えます。
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得・整形した情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• データ操作・変換機能では、Trelloから取得したカードの情報をOutlookに登録する前に、指定した形式に変換できます。例えば、カード名と説明文を結合してタスクの本文にするといった設定が可能です。
• Outlookでタスクを作成するアクションでは、タスクの件名や本文に固定のテキストを入力したり、Trelloから取得したカード名や期限日といった情報を動的な値として設定したりと、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。