Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する

■概要

Outlookで管理している予定を、タスク管理のためにTrelloへ一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しい予定が追加されると自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、より確実で効率的なタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookの予定を基にTrelloでタスク管理を行っている営業担当者や秘書の方
• チームのスケジュールとタスクを連携させ、管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
• SaaS間の情報連携を手作業で行っており、業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに予定が追加されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの「データ操作・変換機能」を用いて、Outlookから取得した予定の件名や日時といった情報を、Trelloのカード作成に適した形式に加工します。
4. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、前段で加工した情報を基に対象のボード・リストへカードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• データ操作・変換機能では、Outlookから取得した予定の件名や日時といった情報を、Trelloのカードタイトルや説明文に入力したい形式へ任意に加工することが可能です。
• Trelloでカードを作成するアクションでは、作成先のボードやリストを指定できます。また、カードのタイトルや説明に、Outlookの予定に関する動的な情報を埋め込んだり、定型文などの固定値を設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。