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日々発生する申請業務ですが、承認されたか何度も確認するのは手間ですよね。
Yoomを活用してX-point CloudとGmailを連携すると、X-point Cloudで申請が承認された際に自動でGmailに通知が届くようになります。
作業の自動化によって承認後の対応が迅速化が見込める他、申請の確認漏れの防止にもつながるでしょう。
ノーコードで簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひご活用ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への通知を手作業のメールで行っていませんか？承認のたびにメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、X-point Cloudでの申請承認をトリガーに、Gmailで関係者へ自動で通知を送ることで、こうした連絡業務を効率化し、対応の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、X-point Cloudで申請が承認されたらGmailに通知する方法をご説明します。
X-point CloudのAPIを利用して承認された申請情報を受け取り、
Gmailの提供するAPIを用いて、その申請情報の詳細をメール送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現可能です。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のX-point CloudとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択してください。
X-point Cloudと検索します。
必須項目を入力してください。
Gmailと検索し、ログインを進めましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
X-point CloudとGmailがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への通知を手作業のメールで行っていませんか？承認のたびにメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、X-point Cloudでの申請承認をトリガーに、Gmailで関係者へ自動で通知を送ることで、こうした連絡業務を効率化し、対応の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「書類（申請）の承認が完了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力し、X-point Cloudで申請を承認したらテストをクリックしましょう。
成功したら次に進み、そのままテストを行いましょう。
アウトプットに申請の詳細が取得できたら保存します。
続いて「メールを送る」をクリックします。メール内容を設定していきましょう。
件名などはアウトプットを活用して設定していきます。
本文も設定しましょう。
赤枠のものはアウトプットから選択した項目です。
設定が終わったら次に進みます。
ここで送信内容に間違いがないか確認しましょう。
サンプルなのでアウトプットを利用した箇所が空欄ですが、取得できていればここに申請内容が反映されています。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました！
今回使用したフローボットはこちら↓
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への通知を手作業のメールで行っていませんか？承認のたびにメールを作成・送信する作業は手間がかかるだけでなく、通知漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなりかねません。このワークフローは、X-point Cloudでの申請承認をトリガーに、Gmailで関係者へ自動で通知を送ることで、こうした連絡業務を効率化し、対応の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回ご紹介したフロー以外にもX-point CloudやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
X-point Cloudにログインして承認状況を確認する必要が無くなるため、確認作業に費やしていた工数を削減できる可能性があります。
■概要
X-point Cloudで申請が承認された後、関係者への共有を都度手作業で行うことに手間を感じていませんか。こうした手作業は、対応漏れやタイムラグを生む原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると、関連情報を自動でDiscordに通知できるため、こうした共有に関する課題をスムーズに解消し、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は、対応漏れや遅延が発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると同時に、Google Chatへ自動で通知が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
決まった日時に起動し、特定のアドレスにチーム目標の周知やリマインドに関するメールを自動で送付します。
日常業務の対応忘れやメールの誤送付のリスクが低減するかもしれません。
■概要
毎日指定の時間に自動的にGmail経由でメールを送信するフローボットです。
リマインドの自動送信などにご活用ください。
■注意事項
・メールの宛先や内容を自由に変更してご利用ください。
・起動タイミングは自由に設定いただけます。
■概要
毎週決まった曜日にフローボットを起動して、Gmailを送信するフローです。
毎週固定の定期連絡や日々のリマインド業務などに活用できるフローで、複雑な設定も不要です。
日々発生するルーチン業務を自動化することができるので、通知漏れなどのミスも防ぐことができます。
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
特定の条件にマッチしたメールを迅速に受け取ることで、重要なメールを見逃すことなく迅速な対応が実現しそうです。
■概要
日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、チームへの共有が遅れてしまったりすることはありませんか？
手作業で特定のメールを探し出し、転送する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsへ通知するため、迅速な情報共有と対応漏れの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Gmailで受信する大量のメールの中から、特定の内容だけをチームに共有する作業は手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でDiscordに通知できます。重要な情報の共有を自動化し、コミュニケーションの迅速化と業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約するため、情報把握の迅速化につながります。
■概要
「Gmailのメール内容を要約してDiscordに通知する」ワークフローは情報共有の迅速化に寄与します。
メールの内容を要約した上で通知できるので、情報の可読性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
GmailとDiscordを連携させることで、メールの内容を素早く要約して通知することができます。
これにより、重要なメールを見逃すことなく、スピーディに対応することが可能になります。
メールの要約を元に迅速なアクションを取ることで、ビジネスチャンスを逃さず、業務効率が向上します。
また、メンバー間の情報共有が円滑になり、チームの連携が強化されます。
さらに、通知設定をカスタマイズすることで、個々のニーズに合ったフローを簡単に構築でき、業務効率化に寄与します。
■概要
Gmailでメールを受信したらYoomメールに転送し、メール文からAIで内容を取得・要約して、LINE WORKSに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
■概要
Gmailでメールを受信したら、メール文からAIで内容を取得・要約して、Google Chatに通知するフローです。
AIによるデータ抽出を活用することで、複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■注意事項
・Google ChatとYoomを連携してください。
・Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行えるでしょう。
■概要
Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Google Driveに新しくファイルが作成されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・Google Driveに新しくファイルが作成されるとGmailの通知から確認できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Dropboxのフォルダ内でファイルの作成・更新されたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルの作成・更新の通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
X-point CloudとGmailを連携することで、申請が承認された際に自動で関係者に通知されるため、次のステップへの移行がスムーズになります。
特に、経費精算や購入申請などの頻繁に行われる業務では、この自動通知が大きな効果を発揮するでしょう。
手動で進捗を確認する手間が省けるため、申請者と承認者の双方で業務負荷が軽減されるはずです。
例えば、X-point Cloudの経費精算が承認後に、Gmailで経理担当者に通知が届くように設定することで、手動で申請を確認する必要がなくなると予想されます。
結果として、経理部門も業務が効率化でき、他の業務にリソースを割けるようになるかもしれません。
X-point CloudとGmailの連携により、承認が行われた際にGmailへ承認日時や承認者名などの詳細情報が自動的に通知されるので、関係者全員が最新の進捗状況を把握できます。
そのため、後から発生する疑問やトラブルにもスピーディーに対応可能です。
例えば、従業員が翌日の重要な会議準備のために残業を申請した場合、その申請を上司が承認次第、申請者にGmail通知が送信されるので、申請者は退勤していても承認された事実をすぐに確認できるでしょう。
また、タイムリーな通知により、申請・承認の流れがスムーズになることで、業務の透明性と信頼性の向上が期待できます。
承認後の通知を手動で行っている場合、金額や日付などの入力ミスが起こりやすいです。
X-point CloudとGmailを連携すれば、申請情報はそのまま通知内容に反映されるため、手入力によるミスが減る可能性があります。
例えば、社員が提出した交通費申請がX-point Cloudで承認されると、Gmailで申請者と経理部に詳細が通知されるよう設定するとします。
以前は承認後に手動で経理部へ連絡していたため、金額や日付の誤入力が頻発していましたが、このフローを導入することで、経理担当者は正確な情報を元に処理を行えるようになります。
今回は「X-point Cloudで申請が承認されたらGmailに通知する」フローボットを紹介しました。
X-point CloudとGmailを連携することで、承認プロセスの迅速化や業務の透明性向上、入力ミスの削減が期待できます。
特に、Yoomを使うことでノーコードで簡単に設定できるため、専門的な知識がなくても業務自動化が実現可能です！
ぜひ本記事の手順を参考に、X-point CloudとGmailの連携を試してみてください。
