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日々発生する申請業務ですが、承認されたか何度も確認するのは手間ですよね。
そこでX-point CloudとGmailを連携すると、X-point Cloudで申請が承認された際に自動でGmailに通知が届くようになります。
これにより、承認後の対応が迅速化し、業務全体の効率向上が期待できます。
ノーコードで簡単に設定できる方法を解説しますので、ぜひご活用ください。
X-point CloudとGmailを連携することで、申請が承認された際に自動で関係者に通知されるため、次のステップへの移行がスムーズになります。
特に、経費精算や購入申請などの頻繁に行われる業務では、この自動通知が大きな効果を発揮するでしょう。
手動で進捗を確認する手間が省けるため、申請者と承認者の双方で業務負荷が軽減されます。
例えば、従業員がX-point Cloudで申請した経費精算が承認されたら、Gmailで経理担当者に通知が届くように設定することで、手動で申請を確認する必要がなくなります。
結果として、経理部門も業務が効率化でき、他の重要な業務にリソースを割くことが可能になるでしょう。
X-point CloudとGmailの連携により、承認が行われた際にGmailへ申請の詳細、承認日時、承認者名などが自動的に通知されます。
これにより、関係者全員が最新の進捗状況を把握でき、Gmail上で過去の承認履歴を簡単に確認できます。
そのため、後から発生する疑問やトラブルにもスピーディーに対応可能です。
例えば、従業員が翌日の重要な会議準備のために残業を申請した場合、その申請を上司が承認次第、申請者にGmail通知が送信されます。
この通知により、申請者は退勤していても承認された事実をすぐに確認できます。
また、タイムリーな通知により、申請・承認の流れがスムーズになることで、業務の透明性と信頼性の向上が期待できます。
承認後の通知を手動で行っている場合、金額や日付などの入力ミスが起こりやすいです。
そこでX-point CloudとGmailを連携することで、承認済みの正確な情報が自動で関係者に通知されます。
これにより、申請者や経理担当者はGmail上で確認したデータをそのまま利用でき、手入力によるミスを未然に防ぐことが可能です。
また、データの転記や確認作業が減るため、業務効率も向上することが見込めます。
例えば、社員が提出した交通費申請がX-point Cloudで承認されると、Gmailで申請者と経理部に詳細が通知されるよう設定しました。
以前は承認後に手動で経理部へ連絡していたため、金額や日付の誤入力が頻発していましたが、このフローを導入することで、経理担当者は正確な情報を元に処理を行えるようになります。
また、申請者も自身の申請内容が正しく処理されているかをGmailで確認できるようになります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、X-point Cloudで申請が承認されたらGmailに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
X-point CloudのAPIを利用して承認された申請情報を受け取り、
Gmailの提供するAPIを用いて、その申請情報の詳細をメール送信することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のX-point CloudとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
X-point Cloudと検索します。
必須項目を入力してください。
Gmailと検索し、ログインを進めましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
X-point CloudとGmailがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Yoomをお使いの方はログインして、初めての方は会員登録をお願いします。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「書類（申請）の承認が完了したら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
連携するアカウント情報の確認をしたら、次に進みます。
必須項目を入力し、X-point Cloudで申請を承認したらテストをクリックします。
成功したら次に進み、そのままテストを行いましょう。
アウトプットに申請の詳細が取得できたら保存します。
続いて「メールを送る」をクリックします。メール内容を設定していきましょう。
件名などはアウトプットを活用して設定していきます。
本文も設定しましょう。
赤枠のものはアウトプットから選択した項目です。
設定が終わったら次に進みます。
ここで送信内容に間違いがないか確認しましょう。
サンプルなのでアウトプットを利用した箇所が空欄ですが、取得できていればここに申請内容が反映されています。
こちらもテストをして、成功したら保存しましょう。
ここまでお疲れ様でした。
プログラミングに詳しくない私でも、簡単に進めることができました。
今回使用したフローボットはこちら↓
その他にも、YoomにはX-point Cloud・Gmailを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.X-point Cloudで申請が承認されたらOutlookに通知するフローです。
こちらはOutlookをご利用の方におすすめです。
用途に応じて使い分けができますね。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
こちらは社内申請業務を、ジョブカン経費精算・ワークフローで管理している方におすすめです。
承認されたら自動でメールが届くため、承認待ちの時間を他の業務へ有効活用できます。
3.kintoneから1クリックで定型メールをGmailで送信するフローです。
商談後のお礼メールなどを頻繁に送る場合、こちらのフローが便利です。
取引先の記載されているページからフローを起動できるので、送信ミスを防げますね。
今回は「X-point Cloudで申請が承認されたらGmailに通知する」フローボットを紹介しました。
X-point CloudとGmailを連携することで、承認プロセスの迅速化や業務の透明性向上、入力ミスの削減が期待できます。
特に、Yoomを使うことでノーコードで簡単に設定できるため、専門的な知識がなくても業務自動化ができます。
ぜひ本記事の手順を参考に、X-point CloudとGmailの連携を試してみてください。
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