X-point Cloudで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する

■概要

X-point Cloudでの申請が承認された後、関係者への通知を手作業で行っていませんか？この作業は、対応漏れや遅延が発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。このワークフローを活用すれば、X-point Cloudで申請が承認されると同時に、Google Chatへ自動で通知が送信されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• X-point Cloudでの承認後の通知連絡に手間を感じている総務や経理担当者の方
• 申請の承認状況をリアルタイムで把握し、迅速な対応をしたいと考えているマネージャーの方
• 申請・承認業務全体の効率化と、コミュニケーションの迅速化を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 承認完了のたびに行っていた手動での通知作業が自動化され、本来の業務に集中する時間を創出できます。
• システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、X-point CloudとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでX-point Cloudを選択し、「書類（申請）の承認が完了したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）情報を取得する」アクションを設定し、承認された書類の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを任意のスペースに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、通知を送信したいスペースを任意で設定してください。
• 送信するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、前のステップでX-point Cloudから取得した申請情報（申請番号や件名など）を組み込んで自由に作成できます。

■注意事項

• X-point Cloud、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336