■概要
Gmailに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、チームへの共有が遅れてしまったりすることはありませんか？
手作業で特定のメールを探し出し、転送する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容を自動でMicrosoft Teamsへ通知するため、迅速な情報共有と対応漏れの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く特定のメールをMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
- 手作業でのメール確認と転送によるタイムラグや共有漏れをなくしたいチームリーダーの方
- メールを起点としたコミュニケーションの効率化や自動化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定キーワードを含むメールを自動で検知し通知するため、手作業での確認や転送に費やしていた時間を短縮できます。
- 重要なメールの見落としやチームへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのアクション設定では、通知を送信したいチームID、チャネルID、およびメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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