「Zoomミーティングの開始前に、参加者が先に入室していないか何度も確認してしまう…」
「他の作業に集中している間に参加者が入室して、待たせてしまったことがある…」
このように、Zoomの参加者管理に関する悩みや、それに伴う機会損失を感じていませんか？
もし、参加者がホストより先に入室したタイミングを自動で検知し、普段使っているチャットツールに通知が届く仕組みがあれば、こうしたストレスから解放されるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、ミーティング運営をもっとスマートにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomでの参加者の入室を通知する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Zoomで参加者がホストより先に入室したら、ホストへSlackで即時通知する
試してみる
Zoomの入室をSlackに通知するフローを作ってみよう
それでは例として、Zoomで参加者がホストより先に入室した際に、ホストへSlackで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Zoom]／[Slack]
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ZoomとSlackのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoomのトリガー設定とSlackのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Zoomで参加者がホストより先に入室したら、ホストへSlackで即時通知する
試してみる
ステップ1：ZoomとSlackをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackのアプリ連携はこちらのナビを参考に設定しましょう。
ZoomとYoomのマイアプリ連携
※Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoomで参加者がホストより先に入室したら、ホストへSlackで即時通知する
試してみる
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：アプリトリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではZoomで、ミーティング参加者がホストより先に入室したら、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
- アクション：ミーティング参加者がホストより先に入室したら起動します。
- Zoomと連携するアカウント情報：マイアプリ連携したアカウントが記載されています。
ここで、Webhookの設定を行います。
注釈に従ってWebhookを設定した後、Webhookイベントを実行します。
テスト用にミーティングを作成し、ホスト以外のアカウントで参加してみましょう。
その後、Yoom画面に戻り、以下のようにホストIDを候補から選択したら「テスト」をクリックします。
※Webhookの受信に1分程度かかる場合があります。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：チャンネルにメッセージを送信する
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値を使用して、Slackにメッセージを送信する設定行いますよ！
先ほどと同様に、必要な項目はすでに設定されているため、内容を確認してそのまま「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルIDを選択します。
フィールドをクリックし、候補の中からチャンネルを選択してください。
送信するメッセージを設定します。
定型文と、前項で取得した値から「参加者名」「ミーティングトピック」「ミーティングID」を選択しました。
取得した値を使用することで、値が固定化されずトリガーが実行されるたびに新しい情報が反映されます。
全て選択したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示され、Slackにもメッセージが送信されていますね！
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ5（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
これですべての設定が完了しました！
Zoomで参加者がホストより先に入室した際に、ホストへSlackで通知する方法は以上です。
Zoomを活用したその他の自動化例
Zoomを活用した自動化は、今回ご紹介したもの以外にも様々な業務に応用できます。
例えば、ミーティングURLを自動で作成し会議相手にメールで送付したり、Zoomで実施したウェビナーの参加者情報をYoomのデータベースにAPI経由で取得すると行ったことが可能です。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でLINEに通知する
試してみる
■概要「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でLINEに通知する」フローは、ウェビナー作成時の情報共有をスムーズに行う業務ワークフローです。
手動での通知は忘れやすく手間がかかりますが、このフローを利用すれば、Zoomでウェビナーが作成されたら自動的にLINEへ通知が送信されます。
自動化を活用することで、迅速な情報共有が可能となり、効率的なコミュニケーションが実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、会議開始時に迅速な通知を求めているビジネスチームの方
・LINEを主要なカスタマーツールとして活用し、情報発信の手間を省きたい方
・複数のSNSを効果的に連携させ、情報共有の自動化を図りたいIT担当者の方
・Zoomウェビナーの作成をユーザーに確実に伝え、スムーズな会議運営を実現したい管理者の方
■注意事項
・Zoom、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Airtableで特定条件に合うレコードが登録されたら、Zoomにミーティングを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している顧客情報や応募者情報をもとに、手作業でZoomミーティングを設定していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、AirtableとZoomの連携を自動化し、特定のレコードが追加された際に自動でZoomミーティングを作成できるため、手作業に起因する様々な課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Airtableで管理している情報に基づき、手動でZoomミーティングを発行している方
・AirtableとZoomを連携させ、商談や面談設定などの業務を効率化したいと考えている方
・手作業による情報転記ミスや対応漏れをなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。
Zoomのミーティングが削除されたら、Slackにキャンセル通知を送信する
試してみる
Googleフォームが送信されたら、Zoomのミーティング情報を編集する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込み内容に合わせて、都度Zoomのミーティング情報を手動で編集していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Zoomのミーティング情報を自動で更新できます。手作業による更新の手間やミスをなくし、スムーズなイベント運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとZoomを使い、セミナーや面談の予約受付を行っている方
・フォームの回答内容をZoomの議題や説明欄に手動で反映させている方
・定型的な連絡や情報更新の作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・GoogleフォームとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Google スプレッドシートで行が更新されたらZoomでユーザーを削除する
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■概要
「Google スプレッドシートで行が更新されたらZoomでユーザーを削除する」ワークフローは、スプレッドシート上のデータ変更に応じてZoomのユーザー管理を自動化します。これにより、手動でのユーザー削除作業が不要となり、管理効率が向上します。特に、チームメンバーの入れ替わりが頻繁な環境や、大規模なユーザー管理が求められる場面で役立つワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとZoomを日常的に利用しているチームリーダーの方
・ユーザー管理の手動作業に時間を取られているIT管理者の方
・Zoomでのユーザー削除作業を効率化したいと考えている企業の運営者の方
・データ連携を活用して業務プロセスを自動化したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する
試してみる
■概要
「Zoomでウェビナーが作成されたら、自動でSlackに通知する」フローは、ウェビナーの管理をスムーズにし、チーム内での情報共有を効率化する業務ワークフローです。
このワークフローを活用すれば、Zoomでウェビナーが作成されると自動的にSlackに通知が送られるため、チーム全体で迅速に情報を共有でき、業務の効率化が図れます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用して定期的にウェビナーを開催しており、情報共有のタイミングを逃さないようにしたいチームリーダーの方
・手動でウェビナー情報をSlackに通知しているため、手間と時間を削減したい担当者の方
・ウェビナーの作成と同時にチーム全体に迅速に情報を伝え、スムーズな連携を図りたい企業の運営者の方
■注意事項
・Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
Zoomでウェビナーの参加登録が作成されたら、HubSpotにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Zoomで開催するウェビナーの参加者情報を、手作業でHubSpotに登録する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、ZoomとHubSpotの連携が自動化され、ウェビナーの参加登録があった際に、自動でHubSpotにコンタクト情報が作成されます。手作業による登録業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZoomとHubSpotを利用し、ウェビナー集客から顧客管理までを行っているマーケティング担当者の方
・ウェビナー参加者の情報を手作業でHubSpotに転記しており、業務の自動化を検討している方
・リード獲得後のフォローアップを迅速化し、マーケティング活動全体の生産性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する
試してみる
Airtableでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信するフローです。
まとめ
Zoomの入室通知を自動化することで、これまで手動で行っていた参加者の入室確認の手間をなくし、ミーティングの待機室で参加者を待たせてしまうといった事態を防ぐことができます。
これにより、ミーティングのホストは開始時間直前まで自身の業務に集中でき、よりスムーズな会議運営が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、できます。
例えばMicrosoft TeamsやChatworkなど、お使いのチャットツールと連携可能です。
その際は、Slackのアクションを一旦削除し、別ツールをアプリ連携してから、再度「メッセージを送信する」アクションを追加してお試しください。
Q：特定の参加者が入室した時だけ通知できますか？
A：
はい、できます。
トリガーの後に、有料プランで利用可能な「分岐する」オペレーションを追加して、特定の条件に当てはまる場合のみ、次のアクションに進むようにすることが可能です。
例えば、「参加者名」が「〇〇〇〇」と一致する場合という条件を設定できます。
詳しくは「分岐」の設定方法もご参照ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処できますか？
A：
フローボット内でエラーとして記録されます。
通知設定をしておけばチャットツールなどに自動通知されます。
なお、自動での再実行は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。
認証切れなどが原因の場合は、マイアプリから再連携を試み、上書きすることで復旧可能です。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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