Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Notion
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Notionで案件管理を行っているものの、見積書を作成する際にはMicrosoft Excelへ情報を転記し、そこから手動でメールを送付する作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、入力ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Notion上の情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を自動で作成し、メール送信までをシームレスに実行するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報から、Microsoft Excelで見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成からメールでの送付までの一連の業務を自動化し、手作業をなくしたいと考えている方
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの送信ミスを防ぎ、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報を起点に見積書の作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや、メール作成時の宛先・添付ファイルの設定ミスといったヒューマンエラーの発生を防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで選択したページの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを選択し、あらかじめ用意したMicrosoft ExcelのテンプレートにNotionから取得した情報を差し込み、見積書を発行します
- 最後に、オペレーションで「メール機能」の「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付してメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionでレコードを取得する際、検索する項目は固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- 書類発行機能では、ご利用のMicrosoft Excelの見積書雛形をテンプレートとして設定でき、顧客名や金額など任意の箇所にNotionから取得した情報を差し込めます。
- メール機能では、宛先や件名、メッセージ内容を任意に設定でき、Notionで取得した担当者名などを変数として本文に含めることで、個別最適化されたメールを送信できます。
■注意事項
- Microsoft Excel、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。
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データソースのコンテンツが追加または更新されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
ページ情報を取得
ページを作成（非推奨）
ページにテキストを追加（非推奨）
ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）
ページのプロパティを更新（数値プロパティ）
ページのプロパティを更新（セレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（マルチセレクトプロパティ）
ページのプロパティを更新（日付プロパティ）
ページのプロパティを更新（チェックボックスプロパティ）
ページのプロパティを更新（URLプロパティ）
ページのプロパティを更新（メールプロパティ）
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フローボットトリガー
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フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
ワークシート情報を取得特定のセルの値を取得列方向に範囲を取得行方向に範囲を取得シートを追加シート名を変更テーブル一覧を取得テーブルを追加セルに数式を入力セルに値を入力アイテムIDを取得シートを削除指定範囲を昇降順に並び替えるワークシート保護の解除共有URLからドライブアイテムIDを取得Excel セッションの作成サイト一覧を取得サイトのドライブ一覧を取得ワークシート情報を取得（SharePoint）特定のセルの値を取得（SharePoint）列方向に範囲を取得（SharePoint）行方向に範囲を取得（SharePoint）シートを追加（SharePoint）シート名を変更（SharePoint）テーブル一覧を取得（SharePoint）テーブルを追加（SharePoint）セルに数式を入力（SharePoint）セルに値を入力（SharePoint）シートを削除（SharePoint）指定範囲を昇降順に並び替える（SharePoint）ワークシート保護の解除（SharePoint）Excel セッションの作成（SharePoint）アイテムIDを取得（SharePoint）
