Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する
Airtableでステータスが更新されたらMisocaで請求書を作成しOutlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Misoca
と
Airtable
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Airtableで管理している案件のステータス更新後、Misocaで請求書を作成し、Outlookで送付する、という一連の作業に手間を感じていませんか。それぞれのツールは便利ですが、手作業での情報転記やファイル添付には時間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableで特定のステータスが更新されるだけで、Misocaでの請求書作成からOutlookでのメール送付までを自動で実行し、請求業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで案件管理を行い、Misocaで請求書を発行している経理や営業担当者の方
- 請求書の作成から送付までの手作業による時間やミスを削減したいと考えている方
- 手動での請求書送付プロセスに課題を感じ、自動化による業務改善を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableのステータス更新を起点に請求書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムがAirtableの情報を基に処理を行うため、請求金額の誤りや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Misoca、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、Airtableのステータスが特定の値になった場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 続いて、Misocaの「特定の取引先に紐づく送り先IDを取得」し、「送り先情報の取得」アクションを設定します。
- 取得した情報をもとに、Misocaの「請求書を作成」アクションと「請求書PDFを取得」アクションを順に設定します。
- オペレーションで「データを変換」を選択し、請求書PDFのファイル名を任意の形式に変換します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したPDFファイルを添付して取引先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Misocaでの請求書作成では、請求日や品目、金額といった各項目に、Airtableから取得した情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと、柔軟な設定が可能です。
- Outlookのメール送信設定では、送信先メールアドレスを任意に指定できるだけでなく、件名や本文にAirtableの案件名や担当者名などを変数として差し込み、内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- AIrtable、Misoca、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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送り先を作成する
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請求書を作成
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見積書PDFを取得
取引先を作成
取引先情報の取得
送り先情報の取得
見積書をメールで送信
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見積書を作成（見積内容をリストで指定）
納品書PDFを取得
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レコードを作成
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請求書が新たに作成されたら見積書が新たに作成されたら（使用不可）見積書が作成または更新されたら請求書が作成または更新されたら請求書が更新されたら（請求済みステータスの場合のみ起動）納品書が新たに作成されたら納品書が作成または更新されたら納品書が更新されたら（発行済みステータスの場合のみ起動）
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