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「Misocaで請求書を作成した後、毎回手動でPDFをダウンロードしてフォルダに保存するのが面倒…」
「請求書の保存漏れやファイル名の付け間違いといったミスが起こらないか心配…」
このように、請求書発行後の手作業による保存業務に手間や不安を感じていませんか？
そんな不安の解消には、Misocaで請求書が作成されるたびに、指定したストレージサービスへ自動でファイルが保存される仕組みがオススメ！
こうした日々の定型業務から解放され、人的ミスを防ぎつつ、より付加価値の高い経理業務や分析業務に集中する時間の確保が実現できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にできる方法です。
ぜひこの機会に導入して、請求書管理業務をもっと効率化しましょう！
YoomにはMisocaで作成した請求書を自動保存するテンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
それではここから実際に、「Misocaで請求書が作成されたら、Google Driveに自動でファイルを保存する」フローの設定手順を解説していきます！
自動化を取り入れることで、手作業によるダウンロードやアップロードの手間を削減し、保存漏れなどのヒューマンエラーも効果的に防止できるでしょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
また、「まだYoomを1度も使ったことがない！」という方は、初めてのYoomもチェックしてみてくださいね！
※今回連携するアプリの公式サイト：Misoca／Google Drive
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
《参考》基本的なフローボットの作成方法
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
Yoomとそれぞれのアプリを連携することで各アプリの操作が行えるようになるため、事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビがあるので、ぜひご覧ください。
それではさっそく、今回のフローで使用するアプリを連携していきましょう！
Misoca
詳しい設定はMisocaのマイアプリ登録方法をご確認ください。
検索窓にMisocaと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
Misocaのログイン画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントにログインしましょう。
ログイン後、以下の表示が出たら連携完了です！
Google Drive
こちらも同様に検索窓を活用し、候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に移動するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウントを使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上で、Yoomとの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
続いて、今回作成するフローボットのテンプレートをコピーします。
Yoomにはさまざまな業務シーンを想定した自動化フローのテンプレートが豊富に用意されており、テンプレートを使用することで簡単に設定が完了するのも魅力！
まずは以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートのコピーからスタートしましょう。
《参考》テンプレートのコピー手順
コピーが完了すると、下図のように自動化フローの大枠が構築された状態の設定画面に切り替わります。
さっそく、Misocaのアプリトリガーの設定から始めていきましょう！
《参考》コピーしたテンプレートが見つからない場合
テンプレートをコピーしてあとで設定しようと思って一旦画面を閉じたら、テンプレートがどこにあるのか分からなくなってしまった！
といった場合もあると思います。
コピーしたテンプレートは、初めは基本的に「マイプロジェクト」に格納されます。
Yoomの画面左側にあるメニュー欄から「マイプロジェクト」にアクセスし、「フローボット」を選択すると、「【コピー】Misocaで請求書が作成されたら、Google Driveに自動保存する」という名前で格納されているはずです。
もしテンプレートが見当たらない場合は、上記を参考に探してみてくださいね！
最初の設定です！
まずはフローが起動するきっかけとなる、アプリトリガーの設定を行います。
(1/3)設定項目の選択
今回は、Misocaで請求書が新たに作成された際に、フローが起動するように設定していきますよ！
「請求書が新たに作成されたら」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
次に、フローと連携するMisocaアカウントと、起動対象として検知したいアクションを選択していきます。
連携するアカウント情報は、基本的にステップ1でYoomと連携したアカウント情報がすでに反映されていますよ！
もし反映されているアカウントとは別のものを使用したい場合は、「＋連携アカウントを追加」をクリックし、フローで使用するMisocaアカウントを連携しましょう。
（連携方法は、ステップ1でご紹介した手順と同様です）
アクションは「請求書が新たに作成されたら」であることを確認してくださいね！
設定内容を確認したら、「次へ」を押してください。
(3/3)API接続設定
ここでは、トリガーの起動間隔を設定します。
プルダウンメニューより、5分・10分・15分・30分・60分の間隔の中からお好みで選択できます。
速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※ご利用中のプランによって選択できる最短の起動間隔が異なりますので、その点はご注意ください。
設定が完了したら動作確認のためにテストを行いますので、Misocaで実際に請求書を作成してください。
今回は以下のような請書を作成しました。
作成後はYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど作成した請求書の情報が「取得した値」に追加されるので、内容を確認しましょう。
ここで取得した値は後続のオペレーション設定時に引用でき、フローを起動する度に変動する値となります。
テストを行わなかった場合、後続のオペレーション設定時のエラーの原因となったり、エラーになった箇所や原因の特定が困難になる場合もあるため、可能な限りすべての設定画面でテストを実施するのがオススメです！
テストが成功し、取得した値が正しく追加されていることを確認したら「完了」を押して、次のステップに進みましょう！
続いて、トリガーで検知した請求書のPDFを取得する設定をしていきましょう。
ここで取得したPDFデータを、Google Driveに格納していきますよ！
(1/3)設定項目の選択
「請求書PDFを取得」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
ステップ3と同じ要領で、連携するMisocaアカウントと、実行するアクションの設定内容を確認し、「次へ」を押しましょう。
(3/3)API接続設定
ここでは、Misocaで管理している請求書のうち、どの請求書のPDFを取得するのかを指定していきます。
「請求書ID」を、下図のようにステップ3で取得した値を使って設定しましょう。
このように「取得した値」を用いて設定することで、フローが起動するたびに最新の請求書PDFを取得できるようになりますよ！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、ステップ3で作成した請求書のPDFがダウンロードできることを確認しましょう。
ダウンロードしたファイルを実際に確認しておくと、より安心です！
正しくPDFファイルがダウンロードできていることを確認したら、「完了」を押して次のステップに進みましょう！
いよいよ最後のステップです！
最後は、ステップ4で取得した請求書のPDFファイルを、Google Driveにアップロードする設定です。
これで、Misocaで作成した請求書のPDFファイルを、Google Driveに自動でアップロードできるようになりますよ！
(1/3)設定項目の選択
「ファイルをアップロードする」をクリックしてください。
(2/3)連携アカウントとアクションを選択
これまでのステップ同様に、連携するGoogle Driveのアカウントと実行するアクションの設定内容を確認し、「次へ」を押します。
(3/3)API接続設定
ここでは、Google Driveのどこのフォルダに、どのようなファイル名で請求書のPDFファイルをアップロードするのかを設定していきますよ！
1. 格納先のフォルダID
請求書のPDFファイルを格納するフォルダの指定を行います。
入力欄をクリックすると、連携しているGoogleアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補の中から該当のフォルダを選択しましょう。
2. ファイル名
アップロードするファイルのタイトルを設定します。
【請求書】など、毎回繰り返し同じテキストを使用する部分は”固定値”として直接入力し、「取引先名」や「請求番号」など、請求書の情報を引用したい部分は”取得した値”を用いて設定しましょう。
このように”固定値”と”取得した値”を組み合わせて柔軟にカスタマイズできるので、自由に設定してみてくださいね！
＊ポイント＊
ファイル名の最後には固定値として「.pdf」と直接入力し、拡張子が毎回自動でつくようにしておきましょう。
ファイル名に拡張子がないと、OSやアプリケーションがファイルの種類を判別できず、ファイルが開けなかったり、意図しないソフトで開いたり、アイコンが白くなったりする原因になります。
3. ファイルの添付方法
ステップ4で取得した値を用いてファイルをアップロードするため、こちらは下図のように設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、データ連携が正常に行われるかを確認しましょう。
「テスト成功」と表示されると、先ほど「格納先のフォルダID」に設定したフォルダ内に、請求書のPDFファイルが格納されているはずなので、確認してみてくださいね！
正しくデータ連携が行われていることを確認したら「完了」を押し、設定完了です！
ここまで設定お疲れ様でした！
これで今回のフローの設定はすべて完了になります。
すべての設定が完了すると下図のようなポップアップが表示されるので、「トリガーをON」にして、フローの動作確認をしておくと安心です。
「フローを実際に動かすのは、あとでにしたい！」という場合もありますよね！
その場合は「あとで」を選択し、フローの設定画面右上にある「トリガーON/OFF」のトグルボタンからON・OFFを切り替えてご利用ください。
以上が「Misocaで請求書が作成されたら、Google Driveに自動でファイルを保存する」フローの設定手順でした！
Yoomでは、Misocaと連携して見積書や請求書の発行業務を自動化するテンプレートも多数ご用意しています。
たとえば、CRMへの顧客登録をトリガーとしたMisocaへの取引先追加や、フォーム回答・ステータス更新に基づいた請求書の自動作成・送付など、経理担当者の手作業を幅広く削減可能です。
「請求業務をもっと効率化したい」とお考えの方は、ぜひ以下のリンクからテンプレートの詳細をご覧ください。
いかがでしたか？
Misocaで作成した請求書の保存を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書のダウンロードやフォルダへの保存といった一連の作業を省きヒューマンエラーの発生を未然に防ぐことが期待できます。
これにより、経理担当者の負担を軽減し、月次の締め処理や予実管理といった、よりコアな業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化フローの構築は、ノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に実現できます。
「自動化って設定が複雑そう…」「プログラミング分からないしな…」といった方でも、手軽に自動化を導入できるのは魅力ですよね！
また、フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！
この機会に自社の業務に合う最適なフローを構築し、日々の業務をもっとラクに、もっと効率的にしませんか？
もし少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひアカウントを作成し、Yoomによる業務効率化を体験してみてくださいね！
Q：Google Drive以外のストレージにも保存できますか？
A：
はい、OneDriveやDropboxなど、 Google Drive以外のクラウドストレージでも同様の連携が可能です。
今回ご紹介したフローの、 Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクション部分を、使用したいアプリのアクションに差し替えてご利用ください。
また、Yoomを使った連携可能なアプリは豊富にあるため、連携可能なアプリについては【連携アプリ一覧】をご確認ください。
Q：ファイル名に発行日や金額などの情報も追加できますか？
A：
はい、できます。ファイル名に設定できる「取得した値」の個数は1つに限りません。
「取得した値」は複数引用できるので、固定値と取得した値を使い、フローを活用する業務内容に合わせて自由に設定してみてくださいね！
Q：保存後のSlackへの通知やスプレッドシートへの記録も自動化できますか？
A：
はい、可能です。 今回ご紹介したフローの、Google Driveの「ファイルアップロード」アクションの下の「+」から、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションや Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを追加してご利用ください。
もちろん通知先をSlackではなくChatworkにしたり、記録先をNotionにしたりと、連携可能なアプリは豊富にあるので、普段業務で使用しているアプリのアクションに適宜変更してみてくださいね！
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