Googleフォームの申請内容が承認されたらZoomのライセンスを自動で付与する

■概要

Zoomライセンスの利用申請をGoogleフォームで受け付けているものの、承認者への連絡やライセンスの付与は手作業で行っており、対応の遅れや付与漏れが発生していませんか？また、申請が増えるほど担当者の負担が大きくなることも課題です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請を起点に、承認プロセスからZoomのライセンス付与までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームとZoomを利用し、手作業でライセンスの申請・付与業務を行っている方
手作業による対応で時間がかかり、申請者へのライセンス付与が遅れがちな担当者の方
ツールの利用申請から権限付与までの一連の業務フローを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの申請から承認、Zoomのライセンス付与までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
手作業によるライセンスの付与漏れや、誤ったユーザーへの付与といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
次に、オペレーションで承認依頼機能の「承認を依頼する」を設定し、申請内容の承認フローを組み込みます。
承認後、オペレーションでZoomの「ユーザー情報を取得」を設定し、Googleフォームの回答内容をもとに申請者の情報を特定します。
最後に、オペレーションでZoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」を設定し、対象のユーザーにライセンスを自動で付与します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

承認依頼機能の「承認を依頼する」アクションでは、承認を依頼する担当者や、通知メッセージの内容などを任意に設定してください。
Zoomの「ユーザーにライセンスを付与または削除する」アクションでは、付与するライセンスの種類を固定値で設定したり、前段のフローで取得した情報を動的な値として設定したりすることが可能です。

‍■注意事項

GoogleフォームとZoomをYoomと連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133