Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに注文書を作成する

■概要

Google スプレッドシートで管理している注文情報を、都度Xeroに転記して注文書を作成する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに行が追加されると、その情報をもとにXeroへ注文書が自動で作成され、手作業による手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとXero間のデータ転記に手間を感じている方
• 注文書の作成を手作業で行っており、入力ミスなどの課題を抱えている方
• 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートに行を追加するだけでXeroの注文書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定することで、特定のスプレッドシートへの行追加を検知します。
3. 次に、オペレーションでXeroの「Create Purchase Order」アクションを設定し、トリガーで取得したスプレッドシートの情報をもとに注文書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Xeroでの処理が完了したことを示すステータスなどを元の行に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogle スプレッドシートでは、対象のスプレッドシート、シート、そして監視したいテーブルの範囲を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するオペレーションでは、更新したい列の条件や、各項目に前段で取得した情報を割り当てるか、固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google スプレッドシートとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。