Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに見積書を作成する

■概要

Google スプレッドシートで管理している案件情報をもとに、Xeroで見積書を手作業で作成する業務に手間を感じていないでしょうか。
この転記作業は、入力ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、Xeroに見積書が自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、見積書作成業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとXeroを併用し、見積書作成を手作業で行っている方
• 見積書作成時のデータ転記ミスや、作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートへの行追加をトリガーに、自動で見積書が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な見積書作成を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートとシートを指定します。
3. 次に、オペレーションでXeroを選択し、「Create Quote」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をマッピングします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、見積書作成が完了した行にステータスなどを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Xeroで見積書を作成するアクションでは、Tenant IDやContactID、Date、LineItems（品目情報）などを、Google スプレッドシートから取得した値に合わせて任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、更新対象の行を特定するための条件や、更新したい列（例：ステータス列）の値を任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。