Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに見積書を作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Xero

と

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで見積情報を管理しているものの、Xeroで見積書を作成する際に手作業で情報を転記しており、手間や入力ミスに課題を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、Xeroに見積書を自動で作成できます。これまで手作業で行っていた見積書作成業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートとXeroを併用し、見積書作成を手作業で行っている方
見積書作成における入力ミスや作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
営業担当者や経理担当者の定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートに行を追加するだけでXeroに見積書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
システムが自動でデータを転記するため、手入力による金額の間違いや顧客情報の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとXeroのアカウントをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のシートを指定します。
続いて、オペレーションでXeroを選択し、「Create Quote」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をマッピングして見積書を作成します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、見積書が作成された行にステータスなどを追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、見積書作成の対象としたいスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
Xeroで見積書を作成するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、見積書のどの項目に反映させるか自由に設定が可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。

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使用しているアプリについて

Xero

YoomではXeroのAPIとノーコードで連携し、API経由でXeroの操作を自動化することができます。例えば、SalesforceやHubSpotの顧客情報をXeroに連携したり、Google SheetsやAirtableの情報を用いて自動的にXeroで請求書や見積書を作成するといったことが可能です。