フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しChatworkに通知する

■概要

従業員の入社手続きに伴う各システムへの情報登録は、件数が増えるほど担当者の負担になる業務ではないでしょうか。

手作業での入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、フォームに情報を一度入力するだけで、RPAがジョブカン勤怠への従業員登録を自動で行うことができます。

Chatworkへ完了通知も送信できるため、入社手続きに関する一連の業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 従業員登録を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
• ジョブカン勤怠とChatworkを利用し、入社手続きの連絡に手間を感じている方
• RPAを活用して、定型的なデータ入力業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの一度の入力で登録から通知までが完結するため、これまで手作業での情報入力に費やしていた時間を削減できます。
• RPAが自動で情報を入力するため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Chatworkとブラウザ操作用アカウントをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、従業員情報を登録するためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、フォームで受け取った情報をもとにジョブカン勤怠へ従業員情報を登録するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」を設定し、登録が完了した旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の設定では、操作対象となるジョブカン勤怠のページURLや、入力項目などを自由に指定できます。フォームで取得した従業員情報を変数として利用し、各項目に自動で入力するよう設定してください。
• Chatworkのメッセージ送信設定では、通知する宛先やメッセージ内容を任意でカスタマイズできます。フォームで取得した従業員の氏名などを含めた、具体的な通知内容にすることも可能です。

■注意事項

• ChatworkとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• Yoomのブラウザ操作用アカウントに、ジョブカン勤怠のグループ管理者ログインIDとパスワードを登録しておいてください。