Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しChatworkに通知する

■概要

Outlookに届く契約書ファイル、都度内容を確認してkintoneへ手入力していませんか？この作業は手間がかかるうえ、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された契約書をOCRで読み取り、kintoneへのデータ登録からChatworkへの完了通知までを自動化し、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取る契約書などの書類管理に手間を感じている法務・営業担当者の方
• kintoneへのデータ手入力作業をなくし、入力ミスを防止したいと考えている方
• 契約書の処理状況をChatworkでリアルタイムに共有し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からkintone登録、Chatwork通知までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業での転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、kintone、ChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、まずOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした契約書ファイルの内容をテキストデータ化します。
5. 続いて、kintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に新しいレコードを自動で作成します。
6. 最後に、Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、kintoneへの登録が完了した旨を指定のルームに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローが起動するメールの件名キーワードや対象のメールフォルダ、フローの起動間隔を任意で指定可能です。
• OCR機能の設定では、契約書ファイルから読み取る項目（会社名、契約金額など）を任意でカスタマイズできます。
• kintoneにレコードを追加する際、対象となるアプリIDを指定し、どのフィールドにどの情報を登録するかを自由に設定可能です。
• Chatworkで送信する通知メッセージの内容は、kintoneに登録した情報などを含めて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Outlook、kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。