■概要

Googleフォームでイベントやコミュニティの参加者を受け付けた後、手作業でDiscordの特定チャンネルへ招待する業務に手間を感じていませんか。特に複数のチャンネルに案内する場合、作業が煩雑になりがちで、招待漏れなどのミスも起こり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、指定した複数のDiscordチャンネルへの招待URLを自動で生成し、参加者にメールで送付するため、面倒な招待業務から解放され、スムーズなコミュニティ運営を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとDiscordを使い、コミュニティ参加者の招待を手作業で行っている方
• 複数のDiscordチャンネルへの招待管理を効率化し、招待漏れを防止したい運営担当者の方
• ユーザーオンボーディングの手間を削減し、本来のコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答から招待メールの送付までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたURL発行やメール作成に費やす時間を短縮できます。
• 手作業による招待URLの貼り間違いや、特定のチャンネルへの招待漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでYoomのデータベース機能を設定し、招待したいDiscordチャンネルの情報をリスト化したレコードを複数取得します。
4. 次に、処理の繰り返し機能を設定し、取得したチャンネル情報を1件ずつ取り出して処理します。
5. 繰り返しの処理内で、Discordの「チャンネルの招待URLを作成」アクションを設定します。
6. 最後にメール機能を設定し、生成した招待URLをフォームの回答者宛に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordで招待URLを作成するアクションでは、招待対象のチャンネルIDを任意に設定できます。前段のデータベース機能で取得したチャンネルIDを変数として設定することが可能です。
• メールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文を自由に編集できます。Googleフォームで取得した回答者のメールアドレスや、生成した招待URLなどを変数として埋め込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。

■注意事項

• Googleフォーム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• 招待対象のチャンネル名やチャンネルIDを記載したデータベースを事前に用意しておいてください。