フォームで送信された情報をNotionデータベースに追加し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

フォームから送信された問い合わせやアンケート結果などを、手作業でNotionのデータベースに転記し、関係者にMicrosoft Teamsで共有していませんか？
この一連の作業は、対応漏れや入力ミスが発生しやすく、手間もかかります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でNotionに情報が追加され、Microsoft Teamsへ通知されるため、こうした定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの回答を手作業でNotionに転記し、業務負担を感じている方
• NotionとMicrosoft Teamsを活用した情報共有のスピードを上げたいと考えている方
• 問い合わせや申し込み対応の初動を自動化し、対応漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からNotionへのデータ追加、Microsoft Teamsへの通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、問い合わせフォームやアンケートフォームなど、自動化の起点となるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を追加するデータベースを指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ情報が追加されたことを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や会社名、問い合わせ内容など、取得したい情報に合わせて入力項目を自由に設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、どのプロパティにフォームのどの項目を紐付けるか、細かくマッピング設定が可能です。
• Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチームやチャネルを任意で指定できるほか、本文にフォームで受け付けた内容を変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。