■概要
Google Chatでのタスク依頼や重要な報告を、後から確認するために手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記漏れや入力ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが送信された際に、AIが自動で解析し、必要な情報のみをMicrosoft Excelに記録します。手作業による情報集約の手間を省き、ミスのない正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの依頼内容や議事録などを、手作業でMicrosoft Excelに転記し管理している方
- チームへの問い合わせ内容やタスクをGoogle Chatで受け付け、手動で集計している担当者の方
- Google ChatとMicrosoft Excelを連携させ、情報管理の自動化や効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をきっかけに、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの追加までが自動で実行されるため、手作業による転記の時間を短縮できます。
- システムが情報を自動で処理するため、手作業で発生しがちな入力ミスや転記漏れを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿されたメッセージから必要な情報を抜き出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、投稿されたテキストから「依頼者」「タスク内容」「期限」など、抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、データを追加するファイルやシートを任意で設定できます。また、前段のAI機能で抽出した値を、どの列に追加するかといったマッピングも柔軟にカスタム可能です。
■注意事項
- Google Chat、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
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