Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する
Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
適格請求書発行事業者公表システム
と
Chatwork
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
毎月受け取る大量の請求書処理、特にインボイス制度に対応するための登録番号の確認作業に手間を感じていませんか？目視での確認やシステムへの手入力は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで請求書を受信するだけで、添付ファイルから登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録情報を確認後、結果をChatworkへ通知する一連の流れを自動化し、請求書処理に関する課題を解消します。
このワークフローを活用すれば、Gmailで請求書を受信するだけで、添付ファイルから登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで登録情報を確認後、結果をChatworkへ通知する一連の流れを自動化し、請求書処理に関する課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度対応における登録番号の確認作業を効率化したい経理担当者の方
- 請求書処理における手作業での確認や転記ミスをなくしたいと考えている方
- 毎月発生する請求書の確認業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで請求書を受信するだけで登録情報の確認から通知までが完結するため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮できます。
- 登録番号の読み取りからシステムでの照合までを自動化することで、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Chatwork、適格請求書発行事業者公表システムをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された請求書ファイルから文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」アクションを設定し、抽出した登録番号をもとに事業者情報を照会します。
- 次に、コマンドオペレーションの「分岐」を設定し、事業者の登録有無によって後続の処理を分けます。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、確認結果を指定のチャットに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するために、任意のラベルを設定してください。例えば、「要確認請求書」といったラベルを作成し、Gmailのフィルタ機能と組み合わせることで、特定のメール受信時に自動で処理を開始できます。
■注意事項
- Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- 適格請求書発行事業者公表システムはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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Gmail
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適格請求書発行事業者公表システム
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実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
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新しいメッセージがルームに投稿されたら（Webhook起動）
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ファイル付きの新しいメッセージがルームに投稿されたら
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
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招待リンクを作成
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指定したルームのメッセージ一覧を取得
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
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