Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しGoogle Chatに通知する

■概要

インボイス制度の開始に伴い、取引先から受領する請求書の登録番号を確認する業務が増えます。一件ずつ目視で確認するのは手間ではないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、確認漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりかねません。このワークフローは、Gmailで受信した請求書からOCR機能で登録番号を自動で読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで照合します。結果をGoogle Chatへ通知することで、確認業務の自動化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った請求書の登録番号を目視で確認している経理担当者の方
• インボイス制度に対応するバックオフィス業務の効率化を検討している方
• 適格請求書発行事業者公表システムでの確認作業を自動化し、ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへの請求書受信を起点に、確認から通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認業務の時間を短縮することができます。
• システムが自動で番号を読み取り照合するため、転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールに添付された請求書ファイルから登録番号などの文字情報を読み取ります。
4. 次に、読み取った登録番号をもとに、適格請求書発行事業者公表システムで「登録番号から公表情報を取得」するアクションを設定します。
5. 取得した情報をもとに分岐機能を設定し、登録の有無などによって後続の処理を分けます。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、分岐の結果に応じた内容を任意のスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能では、請求書フォーマットに合わせて、登録番号など文字情報を読み取る対象項目を任意でカスタマイズできます。
• 分岐機能では、事業者情報の有無といった前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です。
• Google Chatへの通知は、通知先のスペースや宛先を任意で設定できるほか、本文に事業者名など前段で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Gmail、適格請求書発行事業者公表システム、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。