HubSpotフォームからの問い合わせを抽出しGmailで自動返信する

■概要

HubSpotのフォームからいただいたお問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認して手動でメール返信をしていませんか。迅速な対応が求められる一方で、この作業は担当者の時間を奪い、対応漏れなどのミスを招く原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたことをきっかけに、AIが生成した適切な文面でGmailから自動返信が完了するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotフォームで獲得したリードへの一次対応を自動化したいマーケティング担当者の方
• 手作業での問い合わせ返信に時間がかかり、対応漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
• 顧客対応の速度と質を向上させ、他のコア業務に集中できる環境を整えたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後の確認からメール作成、送信までの一連の流れが自動化されるため、これまで対応に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能です。
• 手作業による返信漏れや、宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を安定させることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、フォームの内容に基づいた返信メールの文章を作成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを選択し、AIが生成した文章を使って、お問い合わせいただいた方へメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です。
• AI機能によるテキスト生成では、プロンプトを自由にカスタムできます。定型文に加え、フォームから取得した名前や会社名を変数として設定し、パーソナライズされたメール本文の作成が可能です。

■注意事項

• HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。