■概要
Boxに保存した請求書や名刺などの画像データを、一件ずつ確認しながらkintoneへ手入力する作業に時間を要していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの指定フォルダに画像ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取りkintoneへデータを登録するため、こうした定型業務を自動化し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした画像データの情報を、kintoneへ手作業で転記している方
- 紙の書類や名刺などをデータ化し、kintoneで一元管理したいと考えている方
- OCRを活用した業務自動化を検討しており、具体的な方法を探しているDX推進担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへの画像アップロードを起点に、OCRでの文字抽出からkintoneへの登録までを自動化できるため、手作業にかかる時間を短縮します。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや項目名の打ち間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとkintoneをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「アプリトリガー」を設定し、特定のフォルダへのファイルアップロードをきっかけにフローが起動するようにします。
- オペレーションでBoxの「アプリと連携する」アクションを設定し、トリガーで検知したファイル情報を取得します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、取得したファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、kintoneの「データベースを操作する」アクションで、抽出したテキストを指定のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードをきっかけにフローを起動させるか、対象のフォルダIDを設定してください。
- Boxのオペレーション設定では、後続のOCR機能で読み取らせるファイルのコンテンツIDを設定してください。
- OCR機能では、請求書の日付や金額など、読み取りたい項目を自由に追加で設定できます。
- kintoneのオペレーション設定では、どのアプリにデータを登録するか、対象のアプリIDを設定してください。
■注意事項
- Box、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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