Boxの画像をOCRしてkintoneに追加する

■概要

Boxに保存した請求書や名刺などの画像データを、一件ずつ確認しながらkintoneへ手入力する作業に時間を要していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの指定フォルダに画像ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取りkintoneへデータを登録するため、こうした定型業務を自動化し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードした画像データの情報を、kintoneへ手作業で転記している方
• 紙の書類や名刺などをデータ化し、kintoneで一元管理したいと考えている方
• OCRを活用した業務自動化を検討しており、具体的な方法を探しているDX推進担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへの画像アップロードを起点に、OCRでの文字抽出からkintoneへの登録までを自動化できるため、手作業にかかる時間を短縮します。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや項目名の打ち間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとkintoneをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxの「アプリトリガー」を設定し、特定のフォルダへのファイルアップロードをきっかけにフローが起動するようにします。
3. オペレーションでBoxの「アプリと連携する」アクションを設定し、トリガーで検知したファイル情報を取得します。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、取得したファイルからテキストを抽出します。
5. 最後に、kintoneの「データベースを操作する」アクションで、抽出したテキストを指定のアプリに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードをきっかけにフローを起動させるか、対象のフォルダIDを設定してください。
• Boxのオペレーション設定では、後続のOCR機能で読み取らせるファイルのコンテンツIDを設定してください。
• OCR機能では、請求書の日付や金額など、読み取りたい項目を自由に追加で設定できます。
• kintoneのオペレーション設定では、どのアプリにデータを登録するか、対象のアプリIDを設定してください。

■注意事項

• Box、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。