Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有する

■概要

Zoomでのウェビナー開催後、参加者リストのダウンロードや録画リンクを共有するメールの作成といった一連の作業に、手間を感じていませんか？
これらの手作業は時間がかかるだけでなく、宛先間違いなどのミスも起こりやすい業務です。
このワークフローを活用すれば、ウェビナー終了をきっかけに参加者リストを取得し、Gmailで録画リンクを共有するまでの一連の流れを自動化できるため、作業負担を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomウェビナー後のフォローアップメールの送信に毎回時間をかけているマーケティング担当者の方
• 手作業での参加者リスト管理やメール送信で、宛先間違いなどのミスを防ぎたいと考えている方
• ウェビナー運営に関連する定型業務を自動化し、企画などのコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomウェビナー終了後、自動で参加者リストを取得しGmailでメールが送信されるため、手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
• 手作業によるリストの転記ミスや、メールの宛先・内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なフォローアップを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画データを取得します。
4. さらに、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」アクションを設定します。
5. 次に、ループ機能を使い、取得したウェビナー参加者の情報を1名ずつ処理するように設定します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を設定し、ループ処理で取得した参加者宛に録画リンクを含むメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、対象となるミーティングをホストするユーザーのメールアドレスを任意で設定してください。
• ループ機能では、Zoomから取得したウェビナー参加者リストの中から、メール送付対象となる情報を正しく設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先、件名、本文にZoomから取得した録画リンクや参加者情報などを組み込み、任意の内容に設定してください。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのレコーディング情報を取得するためには、データがクラウドレコーディングされている必要があります。
• クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。