Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有する
Zoomウェビナー終了後、参加者リストを取得しGmailで録画リンクを共有する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Zoom
と
Gmail
を自動連携できます。
■概要
ウェビナー開催後、参加者への録画リンクの共有やフォローアップメールの送信は重要な業務ですが、手作業での対応は時間もかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomウェビナーの終了をきっかけに、参加者リストを自動で取得し、Gmailから録画リンクを含むフォローアップメールを送信する一連の流れを自動化できるため、手間のかかる作業から解放され、よりスムーズなウェビナー運営を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomウェビナーの開催後、参加者へのフォローアップに手間を感じているマーケティング担当者の方
- 手作業によるGmailでのメール一斉送信で、宛先間違いや送信漏れのリスクをなくしたい方
- ウェビナー運営に関わる一連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomウェビナー終了後、参加者への録画リンク共有メールがGmailから自動送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による参加者リストの確認やメール送信作業がなくなることで、宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定し、録画情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得する」アクションを設定し、参加者リストを取得します。
- 次に、オペレーションのループ機能を設定し、取得した参加者リストをもとに、参加者一人ひとりに対して処理を繰り返すように設定します。
- 最後に、ループ処理の中にGmailの「メールを送る」アクションを設定し、各参加者宛に録画リンクを含むメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、対象としたいウェビナーのミーティングIDなどを任意で設定してください。
- ループ機能では、前段のZoomオペレーションで取得した参加者リストの中から、メールアドレスなどの繰り返し処理をしたい値を任意で設定します。
- Gmailのメール送信設定では、宛先を任意で設定できるほか、件名や本文にZoomから取得した録画URLなどの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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