Notionにレコードが追加されたら、レポートを作成してOneDriveに格納する

■概要

Notionでタスクや情報を管理しているものの、その内容を元にしたレポート作成やファイル共有を手作業で行うことに手間を感じていませんか。手作業では、転記ミスやファイルの格納漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにレコードが追加されるだけで、レポートの自動作成からOneDriveへの格納までを一気通貫で実行し、定型業務の負担を軽減しながら正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとOneDriveを活用し、レポート作成や情報共有を行っている方
• 手作業によるデータの転記やファイル保存のミスをなくしたいプロジェクト管理者の方
• 定型的なレポート業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのレコード追加をきっかけにレポート作成から格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストやファイルアップロードの工程がなくなるため、転記ミスや格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notion、OneDrive、Google ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した情報に応じて後続の処理を分岐させる条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、必要なレコード情報を取得します。
5. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとにレポートを作成します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したレポートを指定の場所に格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の対象とするデータベースをご自身の活用シーンに合わせて任意で設定してください。
• 分岐機能では、Notionから取得したレコード情報（ステータスなど）をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• Google ドキュメントで発行するレポートは、あらかじめ用意した雛形をベースにするため、レイアウトや項目を柔軟にカスタマイズできます。
• OneDriveへのファイルアップロード先は、任意のフォルダにカスタマイズして設定することが可能です。

■注意事項‍

• Notion、Googleドキュメント、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細はこちらをご参照ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。