■概要

kintoneのファイル管理は便利ですが、大容量のファイルや外部との共有を考えるとBoxも併用したい場面は多いのではないでしょうか。しかし、手作業でファイルを移し、共有リンクをkintoneに貼り戻す作業は手間がかかるうえ、ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、添付ファイルをBoxへ自動で転送し、その共有リンクをkintoneレコードに登録するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとBoxを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
• kintoneの添付ファイル管理と、外部共有の効率化を図りたいと考えている方
• 手作業によるリンクの貼り間違いや、ファイルのアップロード漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのステータスを更新するだけでBoxへのファイル転送とリンク登録が完了するため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
• ファイルのアップロード漏れや共有リンクの貼り間違いといった、手作業によるヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「指定のステータスに更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
4. 続けて、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定し、該当ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
6. 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、アップロードしたBoxのファイルリンクをkintoneレコードに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxにアップロードしたファイルの共有リンクを登録するkintoneのフィールドは、任意に指定することが可能です。
• kintoneのレコードを更新する際に、ファイルリンクだけでなく、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を、他のフィールドに自動で登録することもできます。

■注意事項

• kintone、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924