Outlookで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成して会議リンクをOutlookに追加する
Outlookで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成して会議リンクをOutlookに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
Outlookで会議の予定を作成する際、都度Zoomミーティングを発行し、そのリンクを手動で追加する作業に手間を感じていませんか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、リンクの貼り忘れなどのミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでの予定作成をトリガーに、Zoomミーティングの作成から会議リンクの予定への追加までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを併用した会議設定に、多くの時間を費やしている営業担当者の方
- 手作業による会議リンクの発行や転記ミスをなくし、業務を効率化したいと考えている方
- 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務の時間を確保したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで予定を作成するだけでZoom会議リンクが自動で追加されるため、これまで手作業で行っていた会議設定の時間を短縮できます。
- 手作業でのリンク発行や転記が不要になることで、会議リンクの貼り忘れや誤設定といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たす予定の場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションで日付・日時形式の変換やAI機能によるテキスト抽出を行い、Zoomミーティング作成に必要な情報を整形します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、整形した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「会議リンクを追加する」アクションを設定し、作成されたZoomの会議リンクをトリガーとなった予定に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、対象となるユーザーIDやタイムゾーンなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、予定の件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ実行するなど、取得した情報をもとに処理を進める条件を自由にカスタマイズしてください。
- 日付・日時形式の変換では、Zoomでのミーティング作成に必要な形式に合わせて、変換対象の日付や変換後のフォーマットなどを任意で設定します。
- AI機能では、Outlookの予定の件名や本文から、Zoomミーティングの議題として設定したいテキストなどを抽出するように項目を任意で設定可能です。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、前のステップで取得した情報を引用し、トピックやアジェンダなどの各項目を自由に設定してください。
■注意事項
- OutlookとZoomをそれぞれYoomと連携する必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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