■概要
Gmailで受け取った会議やアポイントの日程調整メールを、手作業でOutlookのカレンダーに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すればGmailで特定のメールを受信するだけで、AIが自動で内容を読み取りOutlookのイベント情報を更新するため、手作業による予定の転記作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとOutlookを併用しており、手作業での予定登録に手間を感じている方
- メールからの予定転記ミスをなくし、スケジュール管理の精度を向上させたい方
- 日々の定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からOutlookの予定更新までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる、日時や参加者の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにイベント内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、件名、日時、場所、参加者などの項目を指定できます。
- Outlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションでは、更新するイベントのタイトルや詳細などに、固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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