■概要
Google スプレッドシートのリストを元に、一件ずつGoogleドキュメントで書類を作成する作業に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの更新をきっかけに複数行のデータを一括で取得し、それぞれの情報を反映したGoogleドキュメントを自動で生成するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートのリストをもとに、一件ずつ手作業で書類を作成している方
- 請求書や契約書などを一括で作成し、定型業務の時間を短縮したいと考えている方
- 手作業によるデータの転記ミスを防ぎ、正確な書類作成を実現したい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの複数行データから一括で書類生成が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定します。これは、書類作成の実行を指示する特定のセルの更新などを検知するために使用します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、更新された内容が書類作成の実行条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 条件に合致した場合、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、リストから書類作成対象のデータを一括で取得します。
- 次に、「繰り返し機能」のオペレーションを設定し、取得した複数行のデータそれぞれに対して、後続の処理を繰り返すようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、各行の情報を差し込んで個別の書類を生成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「分岐機能」では、書類作成を実行する条件を任意で設定できます。例えば、Google スプレッドシートの特定のセルに「実行」と入力された場合のみ、フローが動作するように設定することが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、事前に作成した書類のテンプレートを指定できます。これにより、自社のフォーマットに合わせたレイアウトで書類を自動生成することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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