Asanaに新規タスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Asanaで新規タスクを作成した後、関係者への情報共有のためにMicrosoft Teamsへ手動で通知していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、通知の漏れや遅延によってプロジェクトの進行に影響を及ぼすこともあります。
このワークフローは、Asanaに新しいタスクが作成されると、その内容を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知するものであり、チーム内の情報共有を円滑かつ効率的にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとMicrosoft Teamsを併用し、タスク管理と情報共有を行っている方
• タスク作成後のチームへの通知作業に手間を感じ、自動化したいと考えている担当者の方
• タスクの共有漏れを防ぎ、チームのコミュニケーションをより円滑にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、これまで手作業での通知に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知の漏れや遅延、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、通知の対象としたいワークスペースのIDおよびプロジェクトのIDを任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。
• 通知するメッセージの内容は、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日などの情報を含めるように自由にカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Asana、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。