Notionでステータスが変更されたらHubSpotのデータを使用してメールを送信する

■概要

Notionで管理しているタスクのステータスが変わるたびにHubSpotで顧客情報を確認し、手動でメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、HubSpotから必要な情報を自動で取得してメールを送信する一連の流れを自動化するため、迅速で漏れのない顧客対応を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとHubSpotを連携させ、顧客対応の効率化を図りたい方
• 手作業によるメールの送信漏れや、宛先間違いなどのミスをなくしたい方
• 定型的な連絡業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を充てたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータス更新からメール送信までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた確認や入力の時間を短縮することができます。
• 手作業による連絡漏れや、HubSpotからの情報転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します。
3. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したステータスが特定の条件に一致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
5. そして、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」アクションを設定し、Notionの情報をもとに宛先となるコンタクトを検索します。
6. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、取得した連絡先情報をもとに自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Notionから取得したステータスの情報などをもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意でカスタマイズできます。
• 送信するメールは、宛先を任意に設定できるだけでなく、本文に固定の文章を入れたり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Notion、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。