フォームの添付ファイルをOneDriveにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する

■概要

フォームで受け取った添付ファイルを、手動でダウンロードして指定のフォルダに保存し、関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Yoomのフォーム機能で受信した添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードし、Microsoft Teamsへ完了通知を送信することで、こうした定型業務を自動化します。手作業によるファイルの保存漏れや通知忘れを防ぎ、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルの保存や管理を手作業で行い、非効率だと感じている方
• OneDriveとMicrosoft Teamsを活用し、チームへの情報共有をより迅速に行いたい方
• 申請書や報告書などのファイル提出フローを自動化し、属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーに、ファイル保存から通知までを自動化するため、手作業の時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手動でのファイル移動や通知が不要になるため、保存先の指定ミスや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーとしてYoomのフォーム機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 次にオペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 最後にオペレーションで、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を特定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォーム機能では、氏名や提出日、ファイルの種類など、業務に合わせて質問項目を自由に設定できます。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知を送信するチャネルやメンション先、メッセージ内容を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924