フォーム回答をもとにMicrosoft TeamsのチャネルとOneDriveのフォルダを自動作成する

■概要

プロジェクトや案件ごとにフォームで情報を受け付けた後、Microsoft TeamsのチャネルやOneDriveのフォルダを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、命名規則の間違いといったミスにも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に、Microsoft Teamsに新しいチャネルをOneDriveに専用フォルダを自動で作成するため、複数のツールを横断する作業をなくせる可能性があります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でMicrosoft Teamsのチャネルを作成している方
• 案件ごとにOneDriveでフォルダを作成しており、その手間を削減したいと考えている方
• 手作業によるチャネル名やフォルダ名の設定ミスをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答内容に応じて関連チャネルとフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での作成時に起こりがちな命名ミスや作成漏れを防ぎ、業務の品質を均一に保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、プロジェクト情報などを入力するフォームを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、どのチームにチャネルを作成するかを指定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、どの場所にフォルダを作成するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「チャネルを作成」では、フォームで回答されたプロジェクト名などを変数として活用し、チャネル名として設定することが可能です。
• 「フォルダを作成」では、フォームで取得した情報を変数として利用し、フォルダ名に反映させることができます。

■注意事項

• Microsoft Teams、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。