Notionの情報をもとにBoxにフォルダを作成する

■概要

Notionで案件やプロジェクト情報を管理しているものの、関連ファイルを格納するBoxのフォルダは都度手動で作成していませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名ルールのミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Notionのページ情報をもとにBoxのフォルダを自動で作成し、情報管理の効率化と標準化が期待できます。Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理している情報とBoxのファイル管理を手作業で紐づけている方
• 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
• 案件開始時の定型業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのページ情報をもとにBoxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業で起こりがちなフォルダの作成忘れや命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「Notionのクローム拡張機能トリガー機能」を選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで起動したページの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したNotionの情報を基にフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダを指定することが可能です。
• 作成するフォルダ名は自由にカスタマイズでき、固定のテキストだけでなく、Notionから取得したページ名などの情報を変数として設定できます。

■注意事項

• NotionBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921