Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する

■概要

Microsoft Teamsでの重要な連絡や議論の内容を、後から参照するためにConfluenceへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のメッセージが投稿された際に自動でConfluenceにページが作成されるため、こうした情報共有の課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの議論をConfluenceで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 重要な連絡の見落としや、議事録作成の漏れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• 社内の情報共有プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定メッセージを自動でConfluenceに記録するため、手作業での転記にかかる時間を短縮できます。
• 手動での対応による転記漏れや内容の誤りを防ぎ、重要な情報を確実にストックすることを支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、Teamsのメッセージから必要なデータを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、対象とするメッセージを受信するチャネルや、反応させたいメッセージに含まれるキーワードを任意にカスタマイズできます。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsで取得した情報などを利用し、後続のオペレーションを動かすための条件を柔軟に設定可能です。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストとして前段で取得した情報を変数として利用し、抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
• Confluenceにページを作成する際は、タイトルや本文などの各項目に、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。