Outlookで特定の件名のメールを受信したら、要約してLINEに通知する

■概要

日々大量に届くメールの中から重要な情報だけをタイムリーに確認することに、手間や難しさを感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定の件名を含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、LINE公式アカウントへ通知します。これにより、移動中や外出先でもスマートフォンから手軽にメールの要点を確認でき、重要な連絡の見逃しを防ぎ、迅速な対応を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する大量のメールから、重要な情報を効率的に把握したいと考えている方
• 外出先などPCを開けない状況でも、メールの要点を迅速に確認したい営業担当者の方
• AIを活用して情報収集や確認作業を効率化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した条件のメール受信をトリガーに、自動で要約と通知が実行されるため、メールを確認し内容を把握するまでの時間を短縮できます。
• 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ビジネス機会の損失を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定のメールを受信した時」のアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメール本文のテキストを要約します。
4. 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「メッセージを送信する」アクションを設定し、AIが要約した内容を指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定したり、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定したりすることが可能です。
• AI機能による要約では、要約の文字数や丁寧な表現にするなどの要約方法を、用途に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
• LINE公式アカウントで通知するメッセージは自由に編集でき、メールの件名やAIによる要約結果などを本文に埋め込んで送信できます。

■注意事項

• Outlook、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。