フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する

■概要

お問い合わせフォームなどから受け取った添付ファイルの管理に手間を感じていませんか。ファイルを一つひとつダウンロードしてMicrosoft SharePointに格納し、さらにNotionに情報を手入力する作業は時間がかかるためミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、フォームの送信をトリガーにMicrosoft SharePointへのファイル格納とNotionへの情報追加を自動で完結できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った添付ファイルをMicrosoft SharePointで管理している方
• Microsoft SharePointとNotion間の情報転記を手作業で行っている方
• ファイル管理やそれに付随する情報登録業務の効率化を目指している業務担当者

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーにファイル格納と情報追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイルの格納漏れやNotionへの情報転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取った添付ファイルを指定の場所に格納します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointの設定では、ファイルを格納したいサイトID、ドライブID、フォルダのアイテムIDをそれぞれ候補から選択してください。ファイル名は、フォームの入力内容など、前段のアクションで取得した値を変数として設定することも可能です。
• Notionの設定では、フォームの添付ファイル情報を記録したいデータベースページを選択してください。各項目には固定値のほか、フォームの入力内容やMicrosoft SharePointから取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• NotionとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。