Gmailの受信内容をもとに、Chatworkにタスクを作成する

■概要

特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
• メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
• メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
4. データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
5. 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
• AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
• データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
• Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。

■注意事項

• Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。