■概要
特定のメールが届くたびに、内容を確認して手動でタスクを作成していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をもとにChatworkへ自動でタスクを作成し、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定メールへの対応をChatworkで管理している方
- メールの内容をChatworkに手動で転記しており、作業を効率化したい方
- メールからのタスク作成漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定メールを受信後、自動でChatworkにタスクが作成されるため、手作業での転記や登録にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件に合致するメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からタスクに必要な情報を抽出します。
- データ変換機能の「データを操作・変換する」を設定し、抽出した日付情報などをChatworkのタスク期限に適した形式に変換します。
- 最後に、オペレーションでChatworkと連携するアクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、どのメールをきっかけに自動化を開始するかを識別するため、特定のラベルを設定してください。
- AI機能の設定では、メール本文からどのような情報（例：顧客名、問い合わせ内容など）を抽出するかをカスタムしてください。
- データ変換機能の設定では、Chatworkのタスク期限として設定したい日付データを正しく指定してください。
- Chatworkでタスクを作成するアクションを設定する際に、通知先のルームIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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