Google Driveで特定のファイルが更新されたら解析し、その内容をDiscordに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされた申込書や請求書などの更新を確認して、チームに共有するのは手間ですよね。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定ファイルの更新を検知し、その内容をOCR機能で解析、結果をDiscordへ通知する流れを自動化できます。
情報共有の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveでのファイル管理と、Discordでの情報共有を手作業で行っている方
• 申込書や発注書の更新を迅速にチームへ共有し、対応速度を向上させたいと考えている方
• ファイル更新の見落としや、手作業での転記ミスによるヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル更新の監視から内容の解析、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた定型業務の時間を短縮できます。
• 手動での確認作業が不要になることで、重要なファイルの更新見落としや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成時と更新時でその後の処理を分けられるようにします。
4. 同じくGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Discordの「メッセージを送信」を設定し、OCR機能で抽出した内容を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダ名やファイル名を指定してください。
• 分岐処理では、ファイルの作成か更新かで処理を分けるだけでなく、ファイル名などの取得した値をもとに条件を自由に設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を設定することが可能です。
• Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に指定でき、メッセージ本文にはOCR機能で取得した情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google DriveとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。