■概要
ミーティングの予定が変更になるたびに、Google スプレッドシートを更新し、さらにZoomのミーティング情報も手動で編集するのは手間がかかる作業です。また、手作業による更新は、情報の不一致や更新漏れといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの特定の行が更新されるだけで、該当するZoomミーティングの情報が自動で編集されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでミーティング管理を行い、Zoomと手動で連携している方
- 頻繁な予定変更に伴う、Zoomのミーティング情報更新作業に手間を感じている方
- 手作業によるミーティング情報の更新漏れや、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの情報を更新するだけでZoomの情報も自動で編集されるため、これまで二重入力に費やしていた作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ミーティング情報の更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートやシートを指定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティング情報を編集」アクションを設定します。ここで、更新された行の情報をもとに、該当のミーティング情報を編集するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomでミーティング情報を編集するアクションでは、トリガーのGoogle スプレッドシートから取得した値を、議題や開始時間といった任意の項目に変数として設定することが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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